Izvještaj o rashodima (definicija, primjeri) - Kako stvoriti?

Što je izvještaj o troškovima?

Izvještaj o troškovima definiran je kao vrsta izvješća koja dokumentira troškove nastale u poduzeću ili zaposlenicima u poduzeću i može se održavati na mjesečnoj, tromjesečnoj ili godišnjoj osnovi.

Obrazloženje

  • Svaka mala do srednja tvrtka vodi izvještaj o troškovima.
  • Srednja razina uprave ili razina odjela pripremaju takva izvješća.
  • Može se podijeliti na manje odjele kako bi se utvrdilo koje područje ili odjel tvrtke više košta organizaciju.
  • Tvrtka održava takva izvješća u svrhu revizije.
  • Oni podnose ovo izvješće najvišem menadžmentu tvrtke. Najviša uprava odlučuje koji će trošak nadoknaditi zaposleniku, a koji ne.
  • Nadoknađeni troškovi tada se koriste kao priznavanje oporezive i računovodstvene dobiti.

Značajke

  • Izvještaj o troškovima sastoji se od politike troškova poslodavca za svoje zaposlenike. Također dokumentira putnu i zabavnu politiku prema kojoj poslodavac radniku neće nadoknaditi troškove.
  • Održava ga i priprema odjel za troškove i obračun plaća organizacije. Kad dobiju povrat novca i obrazac zahtjeva za zaposlenike, oni su ti koji bi provjerili detalje o izdacima koje je zaposlenik podijelio u skladu s primjenjivim primicima i dokazima i pripremili izvještaj zaposlenika.

Kako stvoriti izvještaj o troškovima?

Različite organizacije koje djeluju u različitim industrijama imaju različite metode i predloške. Međutim, odjel za obračun plaća i rashoda bilo koje organizacije trebao bi slijediti sljedeće korake za stvaranje i formuliranje -

  1. Odjel za obračun plaća trebao bi imati odobrenja za politiku troškova od odgovarajućih odjela organizacije.
  2. Temeljem primjenjive politike, izvršni direktor trebao bi pristupiti mrežnom sustavu unosa troškova ili izvršiti unos podataka u konsolidiranom Excelu.
  3. Izvršna vlast treba unijeti datum nastanka troškova.
  4. Izvršni direktor treba unijeti iznos troškova i navesti odgovarajuće ime dobavljača.
  5. Nakon revizije unesenih podataka, kao što je spomenuto u potvrdi, izvršni direktor trebao bi podnijeti izvješće odobrenju za sljedeću razinu.

Primjer izvještaja o troškovima

Uzmimo primjer ABC Inc. Zaposlenik putuje na mjesto kako bi predstavio novi projekt. Dana 23. siječnja 2019. zaposlenik je predstavio troškove obroka od 200 USD, hotelski trošak od 100 USD i razno. trošak od 250 dolara. Dana 24. siječnja 2019. zaposlenik je prijavio troškove zabave i filmova od 130 američkih dolara, zajedno s troškovima obroka od 230 američkih dolara i hotelijerstvom za 500 američkih dolara.

Pomozite izvršnom direktoru obračuna plaća da pripremi izvještaj o prijavljenim rashodima zaposlenika.

Riješenje:

Pripremite izvještaj o troškovima kao što je prikazano dolje: -

Rezultati bi bili sljedeći:

Izvještavanje o stupcima troškova

Stupci bi se obično sastojali od sljedećih pojedinosti: -

  1. Datum nastanka troškova.
  2. Vrsta ili priroda izdataka;
  3. Ime dobavljača odakle su preuzete usluge ili kupljeni predmeti.
  4. Trošak iznosi.
  5. Ime voditelja računa na kojem ga treba spomenuti i naplatiti.
  6. Odbitak i prilagodbe prethodnih podnesaka zaposlenika;
  7. Svaka vrsta računa treba se zbrajati s međuzbrojem.
  8. Ukupan iznos koji treba nadoknaditi na zahtjev zaposlenika.

Važnost i upotreba

Izvješća o troškovima održavaju se kako bi se potaknula odgovornost u pogledu potrošačkih navika organizacije. To su izvješća na koja se može uputiti u slučaju financijskog spora i revizijskih aktivnosti. Pravilnim održavanjem i odgovornošću ovih izvješća povremeno i redovito osigurava da vaši zaposlenici u potpunosti financiraju kako bi osigurali financijsku zaštitu i održivost poslovanja.

Takva izvješća čine i zaposlenika i poslodavca odgovornim za poslovanje u smislu njihovih potrošačkih navika. Neki troškovi uživaju odbitak oporezivog dohotka prema zakonima o porezu na dohodak, pa zato da bi uživale u tim odbitcima, velike korporacije moraju podnijeti konsolidirano izvješće državnom odjelu prihoda. Može se podnijeti kao dopunski dokument, zajedno s izvještavanjem o ukupnim primjenjivim troškovima u poreznim obrascima tijekom prijave poreza kod porezne službe.

Prednosti

  • Izvještaj o troškovima olakšava revizoru provjeru detalja o troškovima kako tvrdi poduzeće.
  • Omogućuje im provjeru detalja o troškovima na računima koji su dostupni i priloženi od strane zaposlenika.
  • Ojačava unutarnju kontrolu.
  • U njemu se precizira koja se stavka troškova može nadoknaditi, a koja ne može nadoknaditi.
  • Na tržištima je dostupan mnoštvo informatičkih softvera koji tvrtki omogućuju pripremu, formuliranje i prilagođavanje izvješća.

Nedostaci

  • Prikladni su za veliku korporaciju, a ne za samostalne poduzetnike i mikro poduzeća.
  • Ova se izvješća možda neće podudarati s potvrdama koje su priložili zaposlenici zbog pogrešaka u unosu podataka.
  • Jednostavnijim riječima, izvješća su uvijek sklona lažnim prikazivanjima i računovodstvenim prijevarama.
  • Povećava administrativne troškove rukovanja stavkama i redovito ažuriranje stavki troškova u sustavu izvještavanja.
  • Vrlo je teško nadzirati svaku stavku troškova prema izdanoj politici troškova ako je veličina organizacije vrlo velika.

Zaključak

Izvješća o troškovima mogu se smatrati izvještajima koji ističu vrstu troškova koji se mogu nadoknaditi i vrstu troškova koji se ne mogu nadoknaditi. Naknada troškova vrši se prema važećim poreznim zakonima države i primjenjivoj politici troškova poslodavca. Moglo bi biti korisno za velike organizacije koje obično svakodnevno podrazumijevaju velike troškove i pomažu u usmjeravanju cjelokupnog procesa.

Zanimljivi članci...