Što je prekoračenje troškova?
Prekoračenje troškova, poznato i kao prekoračenje proračuna, scenarij je kada troškovi projekta ili poduzeća imaju tendenciju povećanja od onoga za što su predviđeni, a može biti posljedica povećanja troškova zbog nepravilnog proračuna ili podcjenjivanja stvarnih troškova na računu nekih nepredviđenih scenarija koji nisu uzeti u obzir tijekom postupka izrade proračuna.
Karakteristike
- Prekoračenje troškova općenito prevladava u infrastrukturnim, građevinskim i IT projektima, koji tijekom faze završetka projekta vide puno neočekivanih troškova.
- Primarno su zbog tri čimbenika, poput političkih, psiholoških i tehničkih razloga.
- Prvenstveno je to zbog nedostatka financiranja, nedostatka koordinacije, neplaniranih troškova ili kašnjenja projekata.
- Uvijek je neizvjesno, a proračun za isto nije moguć. Smatra se da se to događa kada određene faze projekta ili poduzeća teže prijeći stvarni proračunski trošak.
- Mjerenje prekoračenja troškova različito je za različite industrije ili tvrtke.
Vrste prekoračenja troškova
# 1 - Procjene
Troškovi u vezi s poslovanjem mogu se podcijeniti zbog čimbenika poput osobne pristranosti i složenih postupaka koji su uključeni u izvršavanje zadatka. Možemo koristiti referentnu metodologiju predviđanja klase kako bismo povećali šanse za dobivanje preciznijih procjena. Problem je u tome što se najbolje od predviđanja mogu pokazati pogrešnima za izračunavanje savršene procjene, pa je stoga zadržavanje nepredviđenih slučajeva kao dijela proračuna uvijek dobra praksa za suočavanje s nepovoljnim scenarijima u budućnosti.
# 2 - Rizik
Rizik može biti bilo koji scenarij za koji ne možemo dodijeliti vjerojatnost. Ne mogu se predvidjeti ranije i ponekad nisu pod kontrolom posla poput prirodne nesreće, što može odgoditi završetak projekta ili izvedbu dobavljača, što na kraju može naštetiti poslu. Ispravan plan upravljanja rizikom može pomoći tvrtki da donekle ublaži rizik, ali rizik je primarna vrsta s kojom se suočava svako poduzeće ili projekt.
# 3 - Scope Creek
Potok Scope definira se kao prilike kada se u projektu ili poslu pojave nebrojene aktivnosti, koje nisu bile uključene u proračun ili stvarni trošak. To se može dogoditi kada uprava nastavi dodavati značajke projektu kako i kada je razvijen ili potreban ili u slučajevima kada projektni tim postane previše kreativan i započne s uključivanjem nedokumentiranih aktivnosti. Upravljanje projektom i kontrole prvenstveno su osmišljeni na takav način da neprestanom ponovnom procjenom proračuna spriječe takve scenarije.
# 4 - Eskalacija troškova
Porast troškova više je povezan s ekonomskim čimbenicima poput inflacije, što može uključivati porast cijene određene stavke tijekom razdoblja koje nije uračunato u početni proračun.
Kako izbjeći prekoračenje troškova?
- Tradicionalne tehnike uključuju primjenu alata za upravljanje projektima poput PRINCE-a, iako rezultati nisu zajamčeni.
- U današnjem scenariju, moderniji alati i aplikacije poput Agilea preuzimaju tradicionalne tehnike kako bi pomogle tvrtkama da se nose s prekoračenjem troškova.
- Posao kao jedinica trebao bi planirati proaktivno i uključivati nekoliko scenarija koji mogu dovesti do takvog prekoračenja.
- Mjesečna ili tromjesečna prognoza nužna je za uzimanje u obzir promjena u stvarnim podacima u odnosu na proračun i u skladu s tim planirajte.
- Tvrtka bi trebala posvetiti puno pažnje tijekom faza planiranja projekta, jer to služi kao osnova.
- Sposobnost dobavljača za izvođenje i isporuku mora biti temeljito provjerena u trenutku iznajmljivanja dobavljača.
- Tvrtka bi trebala napraviti praksu da koristi suvremene alate za raspoređivanje i grafikone za bolju kontrolu troškova.
- Voditelj projekta mora kontinuirano nadzirati i kontrolirati projekt.
- Dionike projekta ili poduzeća uvijek treba informirati o scenarijima koji se mijenjaju, tako da su na istoj stranici i na taj način posao može iskoristiti njihovo znanje.
- Borba protiv potoka opsega je obavezna, a poduzeća moraju paziti da ostanu u okvirima koji su prvotno planirani.
Uzroci
- Neplanirani trošak: Nepredviđeni scenariji mogu dovesti do nekoliko aktivnosti koje u početku nisu bile uključene u plan ili proračun. To može biti zbog tehničkih, političkih ili psiholoških razloga.
- Prekid komunikacije: Nesporazum između dva odjela ili uključenih ljudi može dovesti do nepotrebnih troškova.
- Promjena u opsegu projekta: Jedan od glavnih razloga je događaj koji dovodi do potoka. Potok Scope definira se kao prilike kada se u projektu ili poslu pojave nebrojene aktivnosti, koje nisu bile uključene u proračun ili stvarni trošak.
- Podcjenjivanje složenosti projekta: Pojedine faze projekta ili poslovanja toliko su složene da je odgovarajuće financiranje s vremena na vrijeme težak posao. To je vjerojatnije povezano s velikim, skupim projektima.
- Neadekvatno financiranje: Financiranje služi kao okosnica svakog posla ili projekta. Nestašica kapitala na kraju može dovesti do prekoračenja troškova, gdje se projekt ili poduzeće može suočiti s problemom u financiranju svojih zajedničkih aktivnosti.
- Nedostatak iskustva u vodstvu: Relativno neiskusno upravljanje ili neučinkovito upravljanje može dovesti do nepravilnog planiranja projekta i netočnog proračuna projekta. Stoga s vremenom projekt može postati žrtvom pogrešnog proračuna i pasti u slučaju prekoračenja troškova.
- Odsutnost plana za nepredviđene slučajeve: Posao pati i kada nema rezervnog plana ili plana za nepredviđene situacije za neizbježne scenarije. Rezervni plan je neophodan, posebno za velike projekte, jer neka odstupanja od uobičajenih proračunskih troškova mogu koštati milijune.
- Kašnjenja projekta: Kašnjenja u završetku projekta od uobičajenog planiranog završetka na kraju dovode do prekoračenja troškova jer one aktivnosti koje se protežu izvan roka završetka nisu bile knjižene u proračunu.
Sprječavanje prekoračenja troškova
# 1 - Pravilno planiranje
Planiranje služi kao osnova svakog projekta ili posla, a najbolji način da se spriječi prekoračenje troškova jest planiranje prije nego što se projekt izvrši. Što su procjene preciznije, to su veće šanse da se projekt drži svog proračuna.
# 2 - Znanje dobavljača
Prije zapošljavanja dobavljači moraju biti temeljito procijenjeni. Projekt i poduzeće trebaju steći puno znanje o svojim mogućnostima i iskustvu u području kako bi se izbjegli najgori scenariji. Prije nego što se veza s dobavljačem zacementira, potrebna je odgovarajuća pažnja.
# 3 - Izbjegavajte Scope Creek
Mnogo neprimjerenih aktivnosti ne bi trebalo naći mjesta u projektu, a posao ili projekt trebali bi ostati u izvornom opsegu projekta s minimalnim odstupanjima od plana.
# 4 - Korištenje alata za planiranje projekata
Da bi se nadziralo i kontroliralo projekt, trebala bi se primijeniti upotreba suvremenih alata poput Gantt excel grafikona ili predloška praćenja projekta kako bi voditelj projekta bio svjestan svake faze projekta i šanse za prekoračenje troškova.
Zaključak
Ovo je neizbježni scenarij s kojim se suočava svako poduzeće ili projekt, ali kako ga umanjiti ili ublažiti, uvelike ovisi o upravi ili voditelju projekta. Proaktivni pristup može pomoći poslovanju da smanji šanse za prekoračenje troškova pravilnim planiranjem i temeljitom analizom procjena.
