Što je trosmjerno podudaranje?
Trosmjerno podudaranje koncept je putem kojeg se neovlaštene transakcije kupnje mogu pratiti unakrsnom provjerom u tri smjera, naime primanjem potvrde narudžbe (narudžbenice), primitkom narudžbe i valjanošću računa generiranog informacijama iz različitih odjela kako bi se eliminirale neovlaštene transakcije i poboljšala unutarnja kontrola.
Obrazloženje
Velike organizacije kupuju inventar prema standardnom operativnom postupku u skladu s politikama organizacije. Stoga je dvostruka kontrola neophodna za ograničavanje neovlaštenih transakcija. Kontrolna je mjera za odobravanje valjanih transakcija. U trosmjernom postupku, uglavnom se kupnje kontroliraju putem unakrsne provjere. Ako postoji greška u bilo kojem koraku, tada se iznos ne može uzeti s računa dok se pogreška ne riješi primanjem potvrde ili revidiranom fakturom od dobavljača. To je također jedna od metoda upravljanja rizikom jer se mora kontrolirati rizik plaćanja neovlaštenim osobama ili na osnovu lažnih računa. Ponekad to postaje dugotrajan postupak, ali je najučinkovitiji način upravljanja rizikom.
Trosmjerni postupak podudaranja
- Standardni operativni postupak za kupnju uključuje naručivanje kada zaliha dosegne razinu preuređenja, primitak kotacije, obradu kotacija odjelu nabave i nakon čega će odjel nabave odlučiti od kojeg dobavljača će se izvršiti kupnja na temelju cijene, kvalitete i ugleda dobavljača i na kraju izdavanje narudžbenice.
- Na temelju narudžbenice vrši se kupnja. Nakon primitka narudžbenice, odjel za upravljanje zalihama izdaje nalog za prijem, a zatim odjel za nabavu račun prosljeđuje u računovodstvo radi računovodstva istog.
- Nakon toga, konačno se račun daje na autorizaciju, a zatim blagajni ili blagajni radi plaćanja dobavljaču.
Ovdje će prije odobrenja plaćanja osoba koja je uključena u plaćanje koristiti postupak trosmjernog uparivanja.
Trosmjerni postupak podudaranja uključuje:
# 1 - Potvrda narudžbenice
Narudžbenicu treba provjeriti u odjelu nabave kako bi se provjerilo ime dobavljača, datum, količina, adresa, podaci o plaćanju i iznos.
# 2 - Potvrda primitka narudžbe
Nakon provjere narudžbenice, blagajna će od odjela za zalihe provjeriti zaprimanje narudžbe kako bi odgovarala količini robe prema računu i primljenom od strane inventara.
# 3 - Potvrda iz računovodstva
Nakon provjere u odjelu zaliha, unos se mora provjeriti na računima kako bi se provjerio iznos i količina zabilježeni u knjigama.
Ako se faktura podudara sa sva tri koraka provjere, tada će se odobriti samo plaćanje i račun će se unovčiti.
Primjer trosmjernog podudaranja
Odjel za nabavu tvrtke A Ltd. izdaje nalog za kupnju zaliha od ABC & Co., Meksiko, od 3000 komada, a cijena po komadu iznosi 100 USD. Narudžba se daje. Primljen je nalog, ali zbog velike količine skladištar nije provjerio u trenutku primitka narudžbe. Međutim, nakon provjere utvrđeno je da je zaprimljeno samo 2850 komada, a račun se daje računovodstvu za računovodstvo, a računovodstvo ga dalje daje na naplatu blagajni. Odrediti postupak trosmjerne provjere?
Riješenje:
Prije odobrenja računa za plaćanje, osoba treba koristiti sljedeći postupak:
1 - Potvrda Odjela za nabavu:
Narudžbenicu treba provjeriti je li narudžba poslana prema narudžbenici ili ne. U ovom se slučaju podudara prvi korak trosmjernog podudaranja, tj. Narudžba se postavlja prema narudžbenici.
2 - Potvrda od Odjela za inventar:
Ovlaštena osoba prikupit će brojke iz odjela za inventarizaciju. U ovom slučaju zaprimljeno je samo 2850 komada inventara, tako da račun ne može biti odobren za plaćanje. Ovlaštena osoba uputit će odjel za inventar da ispravi račun od dobavljača.
Tada će odjel za zalihe kontaktirati ovlaštenu osobu ABC & Co. radi izdavanja revidiranog računa. Nakon primitka revidiranog računa, isti se daje u računovodstvu radi unosa ispravaka.
3 - Potvrda iz računovodstva ili računovodstvenih evidencija:
Nakon potvrde revidiranog računa od dobavljača, ovlaštena osoba mora ga provjeriti računovodstvenim evidencijama, i konačno, nakon svih koraka i usklađenja, ovlaštena osoba odobrit će račun za plaćanje.
Na taj se način identificira i ispravlja kratki račun.
Upotrebe trosmjernog podudaranja
- Trosmjerni postupak podudaranja koristi se u velikim organizacijama.
- Također se koristi tamo gdje postoje različiti odjeli koji obavljaju različite funkcije.
- Koristi se tamo gdje se organizacija bavi proizvodnjom više proizvoda.
- Koristi se tamo gdje su odgovornosti dodijeljene novoimenovanom osoblju.
- Koristi se tamo gdje se većina plaćanja vrši u gotovini.
- Također se koristi tamo gdje je uključeno nekvalificirano osoblje.
Prednosti
Različite su prednosti sljedeće:
- Osigurava da se uplata izvrši pravoj osobi prema važećem računu i vrijednosti primljene zalihe.
- Osigurava odgovarajuće kontrole u organizaciji.
- Smanjuje ili ograničava neovlaštene isplate.
- Kroz tri načina podudaranja gotovine treba kontrolirati pronevjeru.
- Pogreške se mogu lako identificirati u trosmjernom procesu podudaranja.
- Osigurava da se isti račun ne plaća više puta.
- Proces promiče odgovornost osoblja.
- Kroz trosmjerni postupak, informacije treba provjeriti; stoga postaju točne informacije i mogu se koristiti za buduće odluke.
Mane
Sljedeći su nedostaci:
- Trosmjerno podudaranje uključuje višestruku vremensku provjeru i prikupljanje različitih dokumenata; stoga je postupak dugotrajan i dugotrajan.
- Moguće su šanse za zakašnjenje plaćanja i kažnjavanje zbog dugog postupka i zbog odgođenih plaćanja.
- Odnosi s dobavljačima mogu se pokvariti zbog zakašnjelih plaćanja.
- Popusti za prijevremene uplate ne mogu se iskoristiti zbog dugotrajnih postupaka.
Zaključak
Trosmjerno podudaranje postupak je za kontrolu računa prema kojem se pomoću tri koraka potvrđuje obveza. Ovdje, u prvom koraku kupnje, treba provjeriti narudžbu, zatim prikupiti i provjeriti podatke iz odjela za zalihe i na kraju provjeriti iz knjigovodstvenih evidencija. Nakon provjere na sve tri razine, ovlaštenik odobrava račun za plaćanje. Međutim, ovaj je postupak dugotrajan. Stoga je dugotrajno, a istodobno se popusti za prijevremene uplate ne mogu iskoristiti zbog dugotrajnih postupaka.
