Što je vođenje evidencije?
Vođenje evidencije primarna je faza u računovodstvu koja nam govori kako voditi evidenciju novčanih poslovnih transakcija s ciljem trajnog praćenja svih transakcija, znati ispravnu sliku imovine-obveza, dobiti i gubitka itd., Zadržati kontrolu troškova s s ciljem minimiziranja izdataka i posjedovanja važnih podataka u pravne i porezne svrhe
Koraci do metode vođenja evidencije
- Identificiranje transakcija
- Snimanje u časopisu
- Klasifikacija prirode transakcije
- Knjiženje u glavnu knjigu
- Izravnavanje računa
- Priprema financijskog izvještaja
- Tumačenje financijskih izvještaja
- Komuniciranje s dionicima
Primjeri vođenja evidencije
Primjer # 1
ABC limited je samostalna tvrtka koja obavlja male trgovine na tržnici u Atlanti. Trguje odjećom i ima glavni priljev i odljev kako slijedi:
- Prilivi: Prodaja se ostvaruje od kupca
- Odljevi: kupnja materijala od dobavljača i plaćanje povezanih troškova
U svrhu vođenja evidencije, ABC limited morat će svakodnevno voditi blagajne za održavanje sitnog novca i stanja na bankama. Na kraju godine moraju pripremiti račun dobiti i gubitka i bilancu kako bi provjerili profitabilnost tijekom godine. To je jedan od najjednostavnijih načina vođenja evidencije poslovne transakcije.
Primjer # 2
- Amazon.com je multinacionalna korporacija koja posluje širom svijeta i zapošljava milijune ljudi. Svakodnevno se obavljaju milijuni transakcija, a kako bi se održao interes Društva i osigurala pravilna usklađenost sa zakonima i zadržalo povjerenje dionika, potrebno je provoditi kontinuirano knjigovodstvo.
- Potrebno je postaviti odvojene timove kako bi se osiguralo da svaka novčana transakcija koju obavlja poduzeće treba biti evidentirana u knjigama bez ikakvih odstupanja. Također, takva vrsta knjigovodstva mora osigurati da se transakcije evidentiraju u skladu s lokalno primjenjivim općeprihvaćenim računovodstvenim načelima i primjenjivim drugim zakonima.
Ovo je jedan od najsloženijih primjera vođenja evidencije poslovanja.
Oba primjera imaju svoje zasluge i nedostatke, ali se dobro drže na svojim načinima.
Prednosti vođenja evidencije
- Trajna i pouzdana evidencija - Pomaže u održavanju trajne evidencije svih transakcija, što će pomoći u osiguravanju pouzdanosti podataka.
- Aritmetička točnost računa - Kontinuirano bilježenje transakcija pomoći će u prepoznavanju bilo koje aritmetičke netočnosti koja se mogla dogoditi. Npr. Prekomjerno plaćanje dobavljačima ili dvostruko plaćanje bilo kakvih transakcija.
- Neto rezultat poslovanja - Donijet će dobit ostvarenu tijekom određenog razdoblja na temelju tekućih poslovnih operacija.
- Utvrđivanje financijskog položaja - Pomaže u prepoznavanju financijskog položaja poduzeća.
- Izračun naknada - Sve nepodmirene obveze i naknade u određenom vremenskom trenutku mogu se izračunati na temelju ispravnih pripremljenih financijskih izvještaja.
- Kontrola imovine i pozajmica - Može se poduzeti bolja kontrola imovine i pozajmica; to će pomoći u upravljanju sredstvima i raznim poslovnim pozicijama.
- Prepoznavanje dobrih i negativnih strana - Financijski izvještaji pomažu u pronalaženju stvari koje su se loše dogodile i koje treba popraviti u budućnosti kako bi se osiguralo bolje poslovanje u budućnosti.
- Oporezivanje - Porezna uprava ga preporučuje i treba. Da bi dovršili svoje procjene, poslovne osobe moraju na odgovarajući način voditi evidenciju koja će im pomoći u utvrđivanju porezne obveze na njih
- Upravljanje Donošenje odluka - Uprava uvelike ovisi o financijskim evidencijama radi planiranja poslovnih operacija. Štoviše, također im je potrebno kontinuirano izvještavanje srednje razine o napretku postignutom u financijskom smislu. Financije koje održava organizacija upravljaju svim strateškim odlukama
- Pravni zahtjevi - Postoji ogroman zahtjev zakona, lokalnih GAAP-a, MSFI-ja itd., Kako bi se vodile odgovarajuće poslovne knjige, kako bi se osigurala transparentnost poslovanja.
Mane vođenja evidencije
- Službeno - za velike organizacije vođenje evidencija vrlo je dosadan i stalan posao. Postaje teško održavati isto
- Ručni i jednolični - To je vrlo ručan posao. Potrebno je izvršiti isti posao onoliko puta koliko je poduzeta transakcija. To ga čini izuzetno monotonim poslom.
- Subjektivnost treba provjeriti prije analize - Razni računovodstveni aspekti poput amortizacije, procjene zaliha itd. Zahtijevaju pretpostavke koje računovodstvo čine vrlo subjektivnim. Prije analize financijskih izvještaja potrebno je provjeriti održivost takvih pretpostavki
Ograničenja
- Mogu se evidentirati samo novčane transakcije - u poslu su i monetarni i nemonetarni aspekti. Međutim, u vođenju evidencije mogu se pokriti samo novčane transakcije. Nenovčane vrline poput obučenog osoblja ne mogu se evidentirati u knjigama računa.
- Učinci promjena na razini cijena ne uzimaju se u obzir - inflacija je trajni zahtjev koji se treba uzeti u obzir tijekom evidentiranja imovine; međutim, u računovodstvu se inflacija ne može uzeti u obzir tijekom evidentiranja transakcija.
- Računovodstvo na temelju povijesti - sva imovina treba se evidentirati kao povijesni trošak. To neće pomoći u utvrđivanju sadašnje vrijednosti imovine na tržištu.
Važne točke
Sve promjene u načinu vođenja evidencije mogu se dopustiti samo ako:
- Treba uzeti u obzir supstancu u odnosu na formu
- Za bolje zahtjeve otkrivanja
- Potrebno prema računovodstvenim standardima
Zaključak
Vođenje evidencije je umjetnost evidentiranja i otkrivanja financijskih transakcija. To zahtijeva malo stručnosti i taktike koje će ne samo pomoći u održavanju imidža organizacije, već i pri dobivanju financijskih sredstava i nadmetanju za poslovne natječaje. Da bi se dokazala točnost transakcija, vođenje evidencije daje velik poticaj i pomaže u održavanju imidža etičke poslovne organizacije na tržištu.
