Puni obrazac GRN - Napomena o primljenoj robi
Puni oblik GRN-a je napomena o primljenoj robi. GRN se odnosi na poslovni dokument koji kupac ispunjava u trenutku primitka robe od prodavatelja kako bi potvrdio primitak sve robe prema dogovoru između uključenih strana, a često se uspoređuje s narudžbenicom (PO ) prije izdavanja plaćanja prodavaču robe.
Značajke GRN-a
U proizvodnim i drugim vrstama organizacija, gdje organizacijski proces uključuje prijevoz robe s jednog mjesta na drugo ili transport s vanjskog tržišta do skladišta, bilješka o primanju robe igra vrlo važnu ulogu. Ponekad vrijeme obrade može biti sporo u odnosu na uobičajeno, što se može pratiti iz bilješke o primitku robe.
Jedna od važnih karakteristika napomene o primitku robe je da, kad se roba prevozi u trgovinu, voditelj trgovine uzima ovaj dokument kao dokaz da li je roba u skladu s potrebnom količinom, je li potrebna količina kako je napisana u bilješci je zapravo primljeno ili nije. Stoga bilješka o primitku robe također postaje dokaz i postaje revizijski trag.
Što treba uključiti u bilješku o primljenoj robi?
Obično je u organizaciji pretisak bilješke o primitku robe u odjelu trgovine. Stoga bi ih uprava trebala pravilno obučiti u smislu onoga što je potrebno uključiti u bilješku o primitku robe. Sljedeći je popis pripremljen o važnim stvarima koje treba uvrstiti u GRN:
- Na vrhu GRN-a prikazano je ime dobavljača robe.
- Slijede datum i vrijeme izdavanja te datum i vrijeme primanja robe odjeljenja trgovine.
- Točna adresa mjesta na kojem bi se roba trebala prevoziti i gdje bi se roba trebala isporučiti zajedno s odgovarajućim PIN kodom.
- Opis robe koja se prevozi i količina svake vrste proizvoda, stopa i cijena robe.
- Kraj GRN-a vrši se potpisom i imenom ovlaštenog osoblja i dobavljača i voditelja trgovine i službenika koji bi trebao primiti robu.
Proces GRN-a
Slijedi postupak GRN-a:
- Primanje računa i challan te istovar robe u trgovine.
- Fizička provjera broja primljene robe zajedno s opisom robe.
- Ako je roba sporna ili je kratke količine, kontaktira se dobavljač koji traži nedostatak.
- Nakon provjere količine vrši se ispitivanje kvalitete.
- Challan će dati potvrdu i poslati je dobavljaču.
- Nakon gornjeg koraka, prijamni odjel pripremit će GRN u 5 primjeraka. Izvorni za njih, a preostali za nabavni odjel, račune, jedan za voditelja trgovine i jedan za osobu koja vrši zahtjev za kupnju.
- Na temelju nje vrše se unosi u glavne knjige trgovina.
Važnost
- Za bilo koji računovodstveni odjeljak bilješka o primitku robe je vitalni dokument jer služi u svrhu računovodstvenog načela objektivnosti. Bilo koji upis u poslovne knjige obvezno mora biti potkrijepljen dokazom u dokumentarnom obliku.
- Nadalje, prije bilo kakvog plaćanja proizvoda prodavatelju, roba se provjerava GRN-om. Također, u organizaciji, kako bi se smanjila vjerojatnost pogrešaka i prijevara, druga osoba mora provjeriti rad jedne osobe, a jedna osoba nije uključena u više od 1 kontinuiranog postupka. Zbog GRN-a, organizacijski rad pregledavaju različiti ljudi.
- Budući da se stvarna fizička količina robe provjerava bilješkom o primitku robe, plaćanje se vrši samo za stvarno primljenu. Stoga se izbjegava pogrešno plaćanje.
- Ovaj dokument također ima važnu ulogu u dobavljaču. Dobavljač može uz pomoć GRN-a dokazati da je roba otpremljena s kraja, jer je GRN službeni pravni dokument i može se prihvatiti kao dokaz na sudu.
Primljena bilješka robe u odnosu na otpremnicu robe
Slijede razlike između primljene bilješke robe i otpremnice robe:
- Odjel otpreme dobavljača podiže otpremu robe (GDN), dok odjel primatelja kupca priprema bilješku o primljenoj robi.
- Bez podignutog GDN-a, računovođa dobavljača ne može podići račun, dok bez GRN-a odjel kupca ne može izvršiti plaćanje ili unose u knjige.
Prednosti
Slijede blagodati robe koju je primila bilješka:
- Radi kao dokaz za revizore i stoga je uključen u postupke revizijskog traga.
- GRN prikazuje stvarnu primljenu količinu, pa se stoga može otkriti gubitak veće naplate dobavljačima.
- To je dokaz isporuke. To je pravno izvršna isprava i može se podnijeti na sudu.
- Osoblje logističkog tima postaje odgovorno u slučaju pogrešaka ili prijevara, jer se količina uvijek mora podudarati s količinom GRN-a. U timu se stvara osjećaj odgovornosti i budnosti.
- Financijski odjeli većih tvrtki mogu koristiti ovaj dokument za usporedbu u vezi s tim koliko je robe naručeno i koliko je stvarno primljeno i upisano u knjige.
Zaključak
GRN je kratica koja se koristi za robu primljenu bilješku. Kao što i samo ime govori, roba je primila bilješku o potvrdi primanja robe od strane kupca ili kupca od prodavatelja, koju kupac popunjava kad je roba stvarno primljena. To je službeni pravni dokument i može se prihvatiti kao dokaz na sudu.
