Ciklus plaćanja, poznat i kao Nabava za plaćanje, niz je različitih procesa u tvrtki koji uključuju različite aktivnosti potrebne za kupnju proizvoda, od narudžbe robe do dobavljača, zatim kupnje i isporuke robe i konačno izvršavajući konačno dospjelo plaćanje dobavljaču za isto.
Što je ciklus dugovanja (AP)?
Ciklus plaćanja je poznat i kao 'Nabavi za plaćanje' ili 'P2P' ciklus je niz postupaka koji uključuje odjel za nabavu i plaćanja tvrtke i obavlja sve potrebne aktivnosti od narudžbe do dobavljača, kupnje robe i završnih plaćanja dobavljačima.
Svaka tvrtka ima dva glavna poslovna ciklusa - ciklus prihoda i ciklus rashoda.
- Ciklus prihoda uključuje aktivnosti poput prodaje, marketinga, odnosa s kupcima, naplate prihoda itd.
- Rashodni ciklus uključuje kupnje, plaćanja dobavljača, proizvodne troškove, plaće i plaće itd. Ciklus potraživanja značajan je dio rashodnog ciklusa.
Slijede koraci uključeni u ciklus plaćanja -
- Određivanje robe koja je potrebna
- Proces nabave
- Potražite dobavljače
- Zahtjev za prijedlog
- Recenzija za primanje ponude
- Pregovaranje
- Narudžbenica
- Potvrda dobavljača
- Dužnost dobavljača
- O uspješnoj isporuci robe
- Unos fakture
- Plaćanje
Razgovarajmo o njima detaljno -
Koraci uključeni u ciklus plaćanja
Slijede koraci uključeni u ciklus nabave za plaćanje:
# 1 - Određivanje potrebne robe
Kupnje se obavljaju na temelju zaliha koje zahtijeva proizvodni odjel tvrtke. Voditelj proizvodnje identificira potrebne zalihe i obavještava odjel nabave.
# 2 - Odjel za nabavu započinje postupak nabave
Nakon što odobri zahtjeve za zalihe iz proizvodnje, odjel za nabavu provjerit će jesu li neke slične narudžbe već poslane; ako ne, generiraju se svježi dokumenti narudžbenica.
# 3 - Potražite dobavljače
Pronalaženje dobavljača težak je posao koji uključuje razne čimbenike poput lokalnosti, jednostavnosti prijevoza, kreditnih politika, dobre volje dobavljača i njegovih proizvoda, prošlih veza s tvrtkom i mnogih drugih. Međutim, tvrtka preferira transakcije s provjerenim dobavljačima. U drugim se slučajevima potencijalni dobavljači odabiru lokalno, nacionalno ili međunarodno pomoću internetskog poslovanja prema poslovnim portalima (poput Alibaba.com), preporukama itd.
# 4- Zahtjev za prijedlog
Nakon odabira nekoliko potencijalnih dobavljača, dostavlja se službeni dokument kako bi se dobili citati predmeta. Dokument se naziva zahtjevom za prijedlog (RFP). Dobavljač šalje prijedlog, uključujući cijene i kvalitete proizvoda, i traži od tvrtke da posluje s njima.
# 5 - Recenzija za primanje ponude
Tvrtka pregledava ponude različitih dobavljača i filtrira dobavljače koji mogu ispuniti zahtjeve tvrtke. Tvrtka obavještava odabrane dobavljače o svom interesu za sklapanje kupoprodajnih poslova.
# 6 - Tvrtka započinje proces pregovora
Pregovaranje je užurban i ponekad dugotrajan postupak u kojem kupac traži od prodavatelja da snizi cijene, ponudi liberalnu kreditnu politiku i druge osnovne pregovaračke uvjete poput popusta, kvalitete proizvoda, troškova prijevoza, isporuke i uvjeta osiguranja. Postupak pregovora vrši filtriranje, a tvrtka je prepoznala najbolje dobavljače.
# 7 - Narudžbenica
Tvrtka koja odobrava željenog dobavljača dodjeljuje mu narudžbu slanjem službenog dokumenta narudžbenice. Potvrđuje dobavljača o zahtjevima tvrtke i roku za isporuku proizvoda ili usluga.
# 8 - Potvrda dobavljača
Ugovor započinje kada se dobavljač složi prodati svoje proizvode pod traženim uvjetima. Potvrdu o prihvaćanju dobavljač mora poslati pismenim putem poštom ili e-poštom.
# 9 - Dužnost dobavljača
Dužnost je dobavljača da robu strogo pripremi i otpremi poštujući rokove i informira tvrtku o napretku narudžbe. Obavijest se mora poslati kad je roba spremna za otpremu i obavijest o otpremi, uključujući važeće dokumente koji navode opis robe, uključujući težinu ili jedinice, datum isporuke, mjesto itd.
# 10 - Pregled isporučene robe
Počinje postupak inspekcije, koji uključuje provjeru kvalitete i količine. Odjel za nabavu provjerava je li isporučena roba u skladu s narudžbenicom.
# 11 - Unos fakture
Nakon uspješne inspekcije, ako sve utvrdi da je primjereno, odjel nabave šalje odobrenje obračunu dugova da započne postupak plaćanja. Odjel za plaćanja na taj način pravi evidenciju računa, koja sadrži sve specifikacije o plaćanju, kao što su konačni datum i / ili konačni datum s popustom, iznos naknade i drugi službeni detalji.
# 12 - Plaćanje
Nakon svake potrebne provjere, odjel za plaćanje potraživanja započinje s plaćanjem dobavljaču djelomično ili u potpunosti u skladu s normama tvrtke. Postoje različiti načini plaćanja dobavljačima kao što su:
- Gotovinske isplate
- Plaćanje čekom (ili drugim prenosivim instrumentima)
- Internetski prijenos treće strane
- Plaćanje kreditnom karticom
- Plaćanja u dolarima ili drugoj stranoj valuti (općenito primjenjivo u uvoznim transakcijama);
- Barter plaćanje, tj. Plaćanje neke robe i / ili usluga protiv robe i / ili usluga primljenih od dobavljača.
Relevantni dokumenti uključeni u ciklus AP
Sljedeći su važni dokumenti uključeni u ciklus nabave plaćanja:
# 1 - Narudžbenica
Odjel za nabavu tvrtke generira narudžbu potrebne robe i šalje je dobavljaču. Narudžba pojedinosti dobavljača o artiklima zajedno s njegovim količinama. Također se određuje datum na koji se roba mora isporučiti.
# 2 - Primanje izvješća
Nakon isporuke robe, uprava pregledava pošiljku i provjerava kvalitetu, količinu i ostale bitne aspekte. Nakon potpune inspekcije kreira se detaljno izvješće koje se naziva primanje izvješća.
# 3 - faktura dobavljača
Dokument je pravni ugovor u kojem dobavljač detaljno navodi robu, stopu po jedinici i ukupan iznos zajedno s primjenjivim oporezivim iznosom. Također određuje kreditnu politiku i krajnji datum plaćanja.
