Usklađivanje knjiga je izmirenje koje je poduzeće izvršilo prije zatvaranja svojih poslovnih knjiga kako bi se osiguralo da su knjige ažurne i da u knjigama računa tvrtke nema manipulacija ili prijevara.
Pomirenje knjiga
Kao što svi znamo, Knjige računa načrti su bilo kojeg posla. Održavanje poslovnih knjiga ključno je za financijsko upravljanje.
Međutim, vođenje poslovnih knjiga nije dovoljno. Također je potrebno da računi budu točni i potpuni. Postoje razne provjere i kontrole kako bi se to osiguralo, ali jedan od najosnovnijih i najvažnijih načina je „Pomirenje knjiga“.
- Što je pomirenje?
- Kada se vrši pomirenje?
- Koje je razdoblje za koje se vrši pomirenje?
- Zašto bi se trebalo izvršiti pomirenje?
- Najbolje prakse za postupak pomirenja
- Kako izgleda izjava o pomirenju?
- Koje su vrste pomirenja?
- # 1 - Pomirenje banaka
- # 2 - Pomirenje dobavljača
- # 3 - Pomirenje kupaca
- # 4 - Izmirenje među tvrtkama / li>
- # 5 - Pomirenje specifično za posao
- Korisni savjeti za gospođu Excel tijekom izmirenja
Što je pomirenje?
To je postupak koji uspoređuje dva skupa zapisa i analizira razlike između dva skupa, ako postoje.
Ova dva skupa zapisa mogu biti bilo što iz cijele lepeze knjiga računa. Općenito, jedan set zapisa je knjiga iz same knjige tvrtke koju treba uskladiti, a drugi set zapisa dobiva se iz unutarnjih ili vanjskih izvora.
npr. usporedba bankarske knjige (unutarnji izvor) u odnosu na bankovni izvod (vanjski izvor).
Kada se vrši pomirenje?
Obično se provodi prije zatvaranja računa. Preporučljivo je to raditi mjesečno, kako bi knjige bile ažurne, ali mogu se raditi i tromjesečno ili godišnje.
Što je veći volumen, to bi trebala biti učestalost pomirenja, tako da postupak pomirenja bude mirniji.
Trebalo bi ih raditi na godišnjoj osnovi prije nego što revizori ovjere Knjige. Većina pomirenja preduvjet je za potrebe revizijskog testiranja. Od donošenja Sarbanes Oxley (SOX) 2002. godine, pomirenja su postala još kritičnija jer je usklađenost porasla na drugu razinu.
Koje je razdoblje za koje se vrši pomirenje?
Jedan od kritičnih aspekata o kojem treba voditi računa tijekom pomirenja je da razdoblje za oba seta zapisa mora biti isto.
U nastavku gore navedenog primjera, vrlo je nelogično uspoređivati bankovnu knjigu izdvojenu za razdoblje od 1. siječnja 16. do 31. ožujka 16. s bankovnim izvatkom za 1. siječnja 16. do 30. lipnja 16. godine. Trebala bi postojati zajednička osnova za usporedbu.
Također, bitna stvar koju treba uzeti u obzir jest da bi početna ili početna bilanca uvijek trebala biti jednaka za oba skupa zapisa. U gore navedenom slučaju, ako stanja na dan 1. siječnja 16. nisu identična, tu bi razliku prije trebalo ispraviti, a ne nastaviti pomirenje za razdoblje od 1. siječnja do 31. ožujka 16. godine
Zašto bi se trebalo izvršiti pomirenje?
Otkrivanje prijevare
- Lako je manipulirati knjigama računa. Jedan od načina otkrivanja prijevare je pomirenje. Razumijemo to na primjeru.
- Blagajnica ABC korporacije čini prijevaru ne evidentirajući gotovinu primljenu od kupaca. Na taj način kupac i knjige gotovine ostaju nepromijenjeni i on može primiti gotovinu u džep.
- Jednostavan način otkrivanja ovakvih prijevara je usklađivanje glavne knjige s kupcima. Kada se knjiga kupaca u Knjigama ABC-a usporedi s knjigom ABC-a u knjigama kupca, saldi se neće povezati i otkrit će se prijevara.
Provjerite jesu li evidencije kompletne:
- Ponekad određene aktivnosti utječu na naše knjige, ali ne smiju se preusmjeriti preko tima za račune i stoga mogu ostati neotkrivene.
- Mali je primjer ček koji kupac položi izravno na bankovni račun. Ako kupac ne obavijesti, knjiga banke, kao i knjiga klijenta, bit će nepotpuna, što će dovesti do pogrešnog prikazivanja činjenica.
Provjerite jesu li zapisi točni:
- Postoje šanse za ljudske pogreške u procesu računovodstva.
- Jedan od primjera ljudskih pogrešaka je netočno postavljanje znamenki, npr. Stvarna vrijednost prodaje bila je Rs. 99.736, što je pogrešno zabilježeno kao Rs. 97.936.
- To se može saznati tijekom usklađivanja računa. To nisu ništa drugo do pogreške u transpoziciji, a u ovom je slučaju razlika uglavnom djeljiva s 9.
Najbolje prakse za postupak pomirenja
Neke od najboljih praksi koje se mogu usvojiti kako bi pomirenje pomoglo postići svoju svrhu su sljedeće:
- Tvrtke bi trebale uspostaviti postupak pomirenja koji će se interno pratiti. Trebao bi obuhvaćati učestalost, ključne račune za koje se treba izvršiti pomirenje, standardizirane formate itd. Ti će se postupci razlikovati ovisno o opsegu, vrsti industrije, područjima s visokim rizikom itd. Politiku treba pripremiti i proslijediti Tim za financije i račune redovito.
- Treba slijediti podjelu dužnosti. To znači da zaposlenici koji bilježe knjigovodstvene knjige ne bi trebali biti dio postupka pomirenja. Osigurati će da netko ponovno provjeri posao koji je obavio drugi.
- Treba slijediti matricu ovlasti za postupak izrade i provjere. Izjave o mirenju također bi trebali pripremiti i provjeriti različiti zaposlenici na temelju imenovanja. Izvršni direktor može pripremiti izjavu o pomirenju, a upravitelj to može provjeriti.
- Priprema i provjera trebali bi se pravilno prijaviti kako bi se ljudi osjećali dovoljno odgovornima.
- Treba utvrditi stroge rokove za završetak pomirenja kako bi se otkrile prijevare i pravovremeno poduzele mjere.
- Opseg unutarnje revizije također bi trebao uključivati provjeru ovih izjava o usklađivanju.
- Postupak odobrenja treba postaviti za prosljeđivanje unosa ispravka (ako ih je otkriveno tijekom postupka pomirenja) radi ispravljanja računa. Osigurati će povremeno ažuriranje srednjeg i višeg rukovodstva.
- Potporni dokumenti (kao što su bankovni izvod, knjiga klijenta itd.) Trebali bi biti dio Izjave o mirenju na kojem se treba dobiti odjava.
Kako izgleda izjava o pomirenju?
Izjava o pomirenju trebala bi biti što jednostavnija. Trebalo bi sadržavati potrebne detalje, poput toga koja se knjiga usklađuje, koje je razdoblje pomirenja, kada se priprema pomirenje, tko je pripremio, provjerio, odobrio itd.
Slijedi jednostavan format izjave o pomirenju:
| ABC Co. | |||
| Izjava o mirenju banke od 31. ožujka 16 | |||
| Broj bankovnog računa 00000xxxxxx | |||
| Stanje prema knjigama računa na dan 31. ožujka 16 | xxx | ||
| Dodati: | Prilagođavanje 1 | xxx | |
| Prilagodba 2 | xxx | ||
| Prilagodba 3 | xxx | xxx | |
| Manje: | Prilagodba 4 | xxx | |
| Prilagodba 5 | xxx | xxx | |
| Prilagodba 6 | |||
| Stanje prema bankovnom izvodu na dan 31. ožujka 16 | xxx | ||
| Pripremio: Računovođa | |||
| Provjerio: Manager | |||
| Ovjerio: Financijski kontrolor | |||
Bilo koji od dva seta može se uzeti za bazu, a prilagodbe treba dodati ili oduzeti, čime se dolazi do uravnotežene slike.
U gornjem formatu, knjiga banke uzeta je kao osnova. Međutim, ako se izvod iz banke smatra osnovom, sve će se prilagodbe poništiti. Sljedeća dva slučaja pomoći će da se ovo bolje razumije:
Slučaj A - Uzimanje knjige banaka za osnovu
| Stanje prema knjigama računa na dan 31. ožujka 16 | 9.700 | ||
| Dodati: | Čekovi izdani, ali nisu položeni | 10.000 | |
| Banka Zainteresirana kreditirana od strane banke | 75 | 10.075 | |
| Manje: | Naknade banke nisu zabilježene | 175 | 175 |
| Stanje prema bankovnom izvodu na dan 31. ožujka 16 | 19.600 |
Slučaj B - Uzimanje izvoda iz banke za osnovu
| Stanje prema bankovnom izvodu na dan 31. ožujka 16 | 19.600 | ||
| Dodati: | Naknade banke nisu zabilježene | 175 | 175 |
| Manje: | Čekovi izdani, ali nisu položeni | 10.000 | 175 |
| Banka Zainteresirana kreditirana od strane banke | 75 | 10.075 | |
| Stanje prema knjigama računa na dan 31. ožujka 16 | 9.700 |
Koje su vrste pomirenja?
Osnovne izjave o usklađivanju koje su ključne i pripremljene u svakodnevnom poslovnom računovodstvu:
- Mirenje banaka
- Pomirenje dobavljača
- Mirenje kupaca
- Izmirenje među tvrtkama
- Pomirenje specifično za posao
Detaljno ćemo razmotriti svaku od ovih izjava:
# 1 - Pomirenje banaka
Izjava o usklađivanju banke priprema se za stvarne transakcije odražene u izvodu banke u odnosu na transakcije evidentirane u našoj bankovnoj knjizi.
Neki od razloga razlike između bankovne knjige i bankovnog izvoda su:
- Ček izdan dobavljaču, ali predočen naknadno
(Ponekad se na izvodu iz banke pojave čekovi koji su vrlo stari. Oni su ustajali i više ih se ne može deponirati. Bolje ih je otpisati i Knjigu banaka držati jasnom.)
- Iznos koji kupac polaže izravno na naš bankovni račun
- Kamata u banci koju kreditira banka
- Bankovni troškovi koje tereti banka
- Bankovne pogreške (iako su rijetke, greške se mogu dogoditi i zbog pogrešaka pri unosu podataka)
Sve aktivnosti vezane uz plaćanje i primitak prate se u bankovnoj knjizi. Usklađivanje pomaže u održavanju ažuriranja.
Da bi nam olakšali život, većina računovodstvenih ERP-a ima ugrađene značajke koje pomažu u izravnom izvlačenju izvoda o usklađivanju banaka.
Osnovni koncept koji se koristi u tim ERP-ima je bilježenje "bankovnog datuma" za svaku transakciju. Datum banke je datum kada se transakcija odražava na izvodu banke. ERP izdvaja izvješće na temelju "Datum dokumenta" u odnosu na "Datum banke".
# 2 - Pomirenje dobavljača
Izjava o usklađivanju dobavljača priprema se kako bi se osiguralo da su knjigovodstvene knjižice predane u knjigama dobavljača u skladu s knjigovodstvenim knjigama koje su predane u našim knjigama.
Razlozi za odstupanja su sljedeći:
- Dobavljač ne može rezervirati povrat kupnje koji smo rezervirali kod nas.
- Čekovi koje smo izdali možda se neće odražavati u njihovim knjigama. To se obično događa kada se ček izgubi ili se izgubi u prijevozu.
- Robu u tranzitu koju nismo evidentirali, ali je zabilježio prodavač;
# 3 - Pomirenje kupaca
Izjava o mirenju kupaca vrlo je slična pomirenju s dobavljačima. Pripremljeno je provjeriti jesu li knjige kupca sinkronizirane s našim knjigama. Većina korporacija pomirenje kupaca smatra prioritetom u odnosu na pomirenje dobavljača. To je zato što se novac potražuje od kupaca i uvijek je bolje uskladiti se tako da isplate ne čekaju zbog nekih problema u vezi s knjigovodstvenim knjiženjima.
Razlozi za odstupanja su sljedeći:
- Povrati koje su rezervirali kupci ne pojavljuju se u našim knjigama.
- Porez koji je odbio kupac koji nije uračunat u naše knjige.
- Roba u tranzitu evidentirana je kao prodaja u našoj knjizi.
- Plaćanja izravno prenesena na naš bankovni račun nisu evidentirana.
Dobra je praksa obavljati mjesečna mirenja kupaca na rotacijskoj osnovi. Dopustite nam da poduzeće ima 100 neparnih kupaca, a usklađivanje oko 10-15 knjiga klijenata trebalo bi obaviti svaki mjesec.
Također, nakon što je pomirenje završeno i obje strane ovjere, može se izdati potvrda o potvrdi stanja za određeno razdoblje. Osigurati će da početne bilance nije potrebno ponovno provjeravati. Također pomaže u rješavanju sporova.
# 4 - Izmirenje među tvrtkama
Društva iz grupe (Holding, podružnice itd.) Moraju pripremiti konsolidirane knjige računa. Ove knjige trebaju eliminirati transakcije među tvrtkama, poput prodaje Holdinga Co. podružnici Co. Zbog toga postaje izuzetno važno da se njihove knjige računa uvijek sinkroniziraju i stoga ih treba redovito usklađivati prije nego što se postupak konsolidacije završi .
# 5 - Pomirenje specifično za posao
Svaka će tvrtka morati pripremiti i druga pomirenja koja su iznad gore spomenutih osnovnih. Primjer za to je usklađivanje troškova robe
Ovo pomirenje neće se odnositi na uslužnu industriju jer nemaju zalihe. Međutim, od vitalnog je značaja za tvrtke koje imaju zalihe.
Koliki je trošak prodane robe?
Trošak prodane robe = otvaranje zaliha + kupnje - zatvaranje zaliha
Trošak prodane robe = Prodaja - Dobit
Bilo koja od dvije metode može doći do cijene robe. Oboje moraju biti jednaki. Ako nije, treba pripremiti izjavu o pomirenju kako bi se utvrdili razlozi za razlike. Također bi se trebala izvršiti fizička provjera Završne zalihe i ista bi se trebala uskladiti s Završnom dionicom koja se pojavljuje u Knjigama računa.
Pomirenje knjiga Video
Korisni savjeti za MS Excel tijekom izmirenja
- Treba pripremiti standardizirani obrazac sa svim bitnim formulama u Excelu. (Može se koristiti gore ilustrirani format)
- U slučaju pomirenja dobavljača / kupca, račun br. Djeluje kao standardno polje koje se može uzeti kao osnova za obavljanje funkcije Vlookup i čineći postupak pomirenja jednostavnijim. Svakako napravite posebno lijepljenje nakon upotrebe funkcije Excel Vlookup.
- Uloge za zaduženje i kredit posebno filtrirajte i pojedinačno ih uskladite. Drugi način razdvajanja unosa je filtriranje prema vrsti, tj. Plaćanja, fakture, povrati, ostale prilagodbe. Korisno će se pomiriti te, a zatim zbrajati razlike.
