Grupiranje redaka u Excelu
Organiziranje velikih podataka kombiniranjem podataka potkategorija je postupak koji se u Excelu naziva " Grupiranje redaka ". Kada broj stavki u retku nije važan, tada možemo odabrati grupne retke koji nisu važni, ali vidjeti međuzbir samo tih redaka. Kada se podatkovni retci ogromno pomiču prema dolje i čitanje izvješća može dovesti do pogrešnog razumijevanja, pa nam grupiranje redaka pomaže sakriti neželjeni broj redaka.
Broj redaka je također dugačak kada radni list sadrži detaljne informacije ili podatke. Kao čitači izvješća, ne žele vidjeti dugačke redove; umjesto toga, oni samo žele vidjeti detaljan prikaz, ali istodobno, ako im trebaju neke druge detaljne informacije, potreban im je samo gumb za proširivanje ili sažimanje prikaza prema potrebi.
U ovom ćemo vam članku pokazati kako grupirati retke u Excelu s proširivanjem / sažimanjem kako biste maksimizirali tehniku pregleda izvješća.
Kako grupirati retke u programu Excel s proširivanjem / sažimanjem?
Na primjer, pogledajte podatke u nastavku.
U gornjoj tablici podataka imamo podatke o prodaji i troškovima vezanim uz grad i državu, ali kada pogledate prva dva retka podataka, imamo državu „Kalifornija“, a grad je „Los Angeles“, ali prodaja se dogodila u različitih datuma, pa kao čitač izvješća svi radije čitaju ono što se prodaje u državi i u gradu u jednom stupcu, pa grupiranjem redaka možemo stvoriti prikaz sažetka u jednom retku.
Slijedite korake u nastavku za grupiranje redaka u Excelu.
Korak 1: Prvo stvorite međuzbroj poput dolje navedenog.
Korak 2: Sada odaberite prve državne retke (California City), isključujući međuzbrojeve.
Korak 3: Idite na karticu DATA i odaberite opciju “Group”.
Korak 4: Kliknite padajući popis u Excelu iz "Grupa" i ponovo odaberite "Grupiraj".
Korak 5: Sad će vas pitati želite li grupirati retke ili stupce. Budući da grupiramo " Redove ", odaberite retke i kliknite na ok.
Korak 6: Onog trenutka kada kliknete "Ok", na lijevoj strani vidjet ćete zajedničku crtu.
Kliknite ikonu “ MINUS ” i pogledajte čaroliju.
Sada smo opet mogli vidjeti samo ukupni sažetak za grad "Kalifornija", ako želite vidjeti detaljan sažetak grada, možete kliknuti na ikonu "PLUS" da biste proširili prikaz.
Sada opet odaberite grad " Colorado " i kliknite opciju " Group ".
Sada će se grupirati za državu " Colorado ".
Grupiraj pomoću prečaca
Jednostavnim prečacem u Excelu vrlo jednostavno možemo grupirati odabrane retke ili stupce. Tipka prečaca za brzo grupiranje podataka je SHIFT + alt = "" + Tipka sa strelicom udesno.
Prvo odaberite retke koje treba grupirati.
Sada pritisnite tipku prečaca SHIFT + alt = "" + tipka sa strelicom udesno da biste grupirali ove retke.
U gore navedenom vidjeli smo kako grupirati podatke i kako grupirati redove s opcijom proširivanja i sažimanja pomoću ikona PLUS & MINUS.
Jedini problem gore navedene metode je da to trebamo učiniti za svaku državu ponaosob, pa to uzima puno vremena kad postoji puno država. Kakva bi bila vaša reakcija ako kažem da se možete grupirati samo jednim klikom ???
Nevjerojatno, zar ne? Korištenjem " Auto Outline " možemo automatski grupirati podatke.
Primjer # 1 - Korištenje automatskog ocrtavanja
Prvo što moramo učiniti je stvoriti međuzbirne redove.
Sada postavite kursor unutar raspona podataka. U padajućem izborniku Grupe možemo vidjeti još jednu opciju osim "Grupa", tj. " Automatski obris ".
Onog trenutka kad kliknete na ovu opciju "Auto Outline", ona će grupirati sve retke koji se nalaze iznad retka udjela.
Kako je ovo cool ??? Baš super, zar ne ??
Primjer # 2 - Korištenje međuzbrojeva
Ako je grupiranje redaka za pojedini grad jedan problem, onda čak i prije grupiranja redaka postoji još jedan problem, tj. Dodavanje međuzbrojeva redaka.
Kada postoje stotine stanja, težak je zadatak stvoriti redak međuzbroja za svako stanje zasebno, tako da možemo koristiti opciju "Međuzbir" da bismo brzo stvorili međuzbir za odabrani stupac.
Na primjer, imali smo podatke kao u nastavku prije stvaranja međuzbroja.
Na kartici Podaci imamo opciju koja se naziva " Međuzbir " odmah pored opcije " Grupiraj ".
Kliknite ovu opciju odabirom bilo koje ćelije raspona podataka; prvo će se prikazati donja opcija.
Prvo odaberite stupac koji treba imati međuzbir; u ovom primjeru potreban nam je ukupan zbroj za " State ", pa ga odaberite s padajućeg popisa "Pri svakoj promjeni u."
Dalje, trebamo odabrati vrstu funkcije budući da dodajemo sve vrijednosti da bismo odabrali funkciju " Sum " u Excelu.
Sada odaberite stupce koje treba sabrati. Potreban nam je sažetak stupaca " Prodaja i troškovi ", pa odaberite isto. Kliknite "U redu".
Imat ćemo brze međuzbirne redove.
Jeste li primijetili jednu posebnu stvar sa gornje slike ???
Automatski je grupirao redove za nas !!!!
Stvari koje treba ovdje zapamtiti
- Tipka prečaca za grupiranje redaka je Shift + alt = "" + Tipka sa strelicom udesno.
- Podzbrojne podatke o potrebama treba razvrstati.
- Automatski obris grupira sve retke iznad retka udjela.
