Značenje sitnih knjiga
Knjiga sitnih novčanih sredstava računovodstvena je knjiga koja se koristi za evidentiranje izdataka u sitnom novcu, tj. Izdataka koji su mali u iznosu koji poduzeće ima u svakodnevnom poslovanju.
Knjiga sitnog novca može se izraziti kao formalni sažetak izdataka za sitni novac, koji se odnosi na redovite svakodnevne troškove poslovanja, a koji nisu povezani s izravnom linijom poslovanja. To je knjigovodstvena knjiga koja se koristi za male troškove evidentiranja i male vrijednosti.
Kako funkcionira knjiga sitnih kasa?
- Osnova računovodstva leži u tri glavna računovodstvena pojma i račune, koji čine dnevnik, knjigu i sitnu blagajnu. Svaka transakcija zabilježena u knjigovodstvenim knjigama prolazi kroz ova tri glavna računa da bi se uhvatila.
- Dnevnik je sastavni dio knjigovodstva, koji je početna točka računovodstva, i bilježi sve poslovne transakcije. Suprotno tome, blagajna blagajne evidentira transakcije povezane s gotovinskim računom. Od pokretanja časopisa priprema se račun glavne knjige uz pomoć kojeg se izrađuju završne knjige računa tvrtke.
- Međutim, postoji nekoliko transakcija tijekom redovnog poslovanja, koje su vrlo sitnog i nominalnog iznosa i nisu evidentirane na računu u blagajni. Za transakcije takve prirode koristi se Petty Cash Book.
Format knjige za sitni novac
Ispod je uzorak formata Knjige sitnog novca.
Osoba koja je odgovorna za evidentiranje računa i uplata poznata je kao blagajnica. U tvrtki knjigu sitnih novčanih sredstava obično vodi upravni odjel poduzeća jer su računski odjeli uglavnom zauzeti značajnijim poslovnim transakcijama, a administrativni odjel odgovoran je samo za takve troškove.
Sustavi sitnih knjiga
Gotovina se daje blagajni na sljedećem sustavu sitne gotovine: -
# 1 - Obični sustav sitnog novca
Prema ovom sustavu, sitni blagajnik daje paušalni iznos gotovine. Blagajna je odgovorna za vođenje evidencije svih troškova za pregled glavne blagajne i predočiti je prije nego što zatraži nova sredstva za ponovno pokretanje svakodnevnih izdataka.
# 2 - Sustav avansa za sitni novac
Prema sustavu privremenih naknada za sitni novac, iznos blagajne je fiksan za određeno razdoblje u kojem je obično manje od mjesec ili tjedan dana. U tom razdoblju blagajnik mora voditi račun sitnog novca u okviru zadanog proračuna. Na kraju razdoblja blagajnik podnosi izvještaj, a iznos koji je potrošio nadoknađuje se tako da iznos postane jednak početnom stanju na početku prethodnog mjeseca. U slučaju da izdaci premašuju izneseni iznos, poseban zahtjev u kojem se navodi da je zahtjev potrebno podići glavnoj blagajni radi nadopunjavanja sredstava za određeno vrijeme. Tvrtke su široko prihvatile sustav impresta za sitni novac kako bi vodile svoj račun za sitni novac.
Prednosti
- Prema ovoj metodi Petty Cash System, stvarni se zahtjev za gotovinom učinkovito ostvaruje. Na primjer, ako se u mjesec dana samo 1000 dolara potroši na takve troškove, početni iznos koji se doznači odgovornoj strani može se odmah povećati ili smanjiti nakon analize razdoblja i prirode nastanka troškova
- Imprest Petty Cash System također smanjuje vjerojatnost bilo kakve pogreške koja se može dogoditi tijekom knjigovodstva jer ga blagajna povremeno pregledava
- Isproban je i testiran i učinkovita je metoda koja ujedno i manje vremena i učinkovita
- Ova metoda također može donijeti uštedu troškova tvrtki jer se iznos nastao u sitnim novčanim troškovima pažljivo analizira i povremeno provjerava kako bi se utvrdilo koliko je gotovine potrebno i gdje tvrtka može smanjiti troškove u sitnim stavkama
- Imprest Petty Cash System također omogućava zaposlenima kako efikasno postupati s gotovinom kako bi dokazali svoju vrijednost starijim osobama da ih se može vidjeti i kao buduće menadžere gotovine u tvrtki
Mane
- Korištenje ovog sustava ponekad je jako dugo, može potrajati i često zahtijeva neke resurse koji će raditi iza njega, a koji se također mogu koristiti u nekim drugim učinkovitim i korisnim zadacima
- Sustav treba periodički ponovno pregledavati, a svaki zabilježeni iznos treba mapirati prema svakom trošku koji može postati dugotrajan postupak ako je količina unosa znatnog iznosa u poslovanju
Zaključak
Knjiga sitnih novčanih sredstava ručni je sustav evidentiranja izdataka i često je sklona pogreškama, a ponekad postaje glomazan zadatak vođenja knjiga i bilježenja svake transakcije, posebno u velikoj tvrtki. Međutim, da bi to prevladali ovih dana, mnoge tvrtke ukidaju stari knjigovodstveni sustav. Prelaze na suvremeni knjigovodstveni sustav, a to su korporativne kreditne kartice ili uporaba zbirnog softvera, koji je učinkovit sustav evidentiranja i nominalnih i značajnih iznosa poslovnih transakcija.
S vremenom je knjiga snimanja sitnog novca izgubila na važnosti, ali se i dalje može koristiti kao prikladan alat za snimanje u tvrtkama u kojima se nije dogodila moderna tehnologija.
