Što je računovodstveni informacijski sustav?
Računovodstveni informacijski sustav odnosi se na računalnu metodu koju tvrtke koriste za prikupljanje, pohranu i obradu računovodstvenih i financijskih podataka koje interni korisnici tvrtke koriste kako bi izvještavale o raznim informacijama dionicima tvrtka poput vjerovnika, investitora, poreznih vlasti itd.
Jednostavnim riječima, to je sustav za prikupljanje i pohranu svih informacija povezanih s financijskim transakcijama i događajima na takav način da ih interna uprava, računi, financijski direktori, revizori itd. Mogu donijeti za donošenje odluka. AIS može biti vrlo jednostavna knjiga za razne računovodstvene, troškovne, financijske izvještaje poput bilansa uspjeha, bilance itd.
Komponente računovodstvenog informacijskog sustava (AIS)
# 1 - Osoba (dionici)
Početak i završetak svakog računovodstvenog aspekta. Postoji dionik koji podatke unosi u sustav, prikuplja, analizira, izvještava itd., A postoji još jedna osoba (dionik) koja treba informacije. Na primjer, računovođa bilježi razne financijske podatke i prezentira ih za upotrebu više dionika, poput vlasnika, dioničara, vjerovnika, vlade itd.
# 2 - Podaci
Što AIS bilježi, izvještava? Riječ je o raznim računovodstvenim transakcijama, događajima i drugim novčanim stavkama. AIS neće bilježiti nikakve podatke koji nemaju novčanu osnovu. Podaci mogu biti bilo što poput knjige prodaje, računa kupca, knjige dobavljača, financijska izvješća poput P&L i bilance, izvještaja o novčanom tijeku itd.
# 3 - Uspostavljeni postupci
Za obavljanje različitih funkcija, kako je navedeno u definiciji, AIS slijedi unaprijed definirane korake i postupke. Da bi se osigurala dosljednost, ovo je jedna od najosnovnijih potreba AIS-a. AIS može izvršiti radnju bilo ručnom intervencijom ili automatski. Ovu radnju treba uputiti osobi koja obrađuje podatke ili kodirati u sustavu u slučaju automatskih sustava.
# 4 - Softver (ERP)
Softver ili, šire rečeno, ERP računalni je program koji izvršava navedene funkcije. ERP se može opisati kao sustav softverskog paketa baza podataka koji podržava poslovne procese i operacije, uključujući proizvodnju, marketing, financijske, ljudske resurse itd. Čini jednu od glavnih komponenti Računovodstvenog informacijskog sustava (AIS).
# 5 - Infrastruktura informacijskog sustava
Jednostavno rečeno, za IT infrastrukturu može se reći da je konzorcij raznih IT i IS hardvera, alata i dodatne opreme. Primjerice, računala, pisači, skeneri itd
# 6 - Unutarnje kontrole
Unutarnje kontrole osnovna su potreba svake poslovne organizacije. To su alati, provjere, postupci, sustavi koje je organizacija usvojila kako bi se osigurala cjelovitost financijskih podataka, sprječavanje prijevara, pogrešaka, zaštita imovine itd.
Studija slučaja zasnovana na primjerima AIS-a
- Slučaj - Martin Inc., vlasnik poznatog maloprodajnog lanca supermarketa u Londonu, koristio je konvencionalnu metodu evidentiranja transakcija na papiru, sada s ciljem širenja poslovanja želi znati detalje o kupcima, dobavljačima, dobiti ostvarenoj u prošlosti, procjenjuje se u budućnosti sposobnost stjecanja dobiti, detalji o obrtnom kapitalu koji se bavi svojim poslom, ali nije u mogućnosti to predvidjeti zbog računovodstvenih praksi zasnovanih na ručnom radu.
- Problem - Vlasnik nije u stanju razumjeti svoje mjesto poslovanja, tj. Sve gore navedene zahtjeve.
- Rješenje - Da je bio u upotrebi AIS, Martin Inc. bi lako izvukao detalje o kupcima, dobavljačima, dobiti ostvarenoj u prošlosti, obrtnom kapitalu angažiranom u poslu itd. Ne samo prošle brojke, već AIS također ima mogućnost predviđanja budućnosti trendovi dobiti, novčanih tokova i drugih pozicija.
Prednosti računovodstvenog informacijskog sustava
- # 1 - Isplativost - U eri digitalizacije i umjetne inteligencije svaka organizacija ide prema smanjenju troškova korištenjem umjetne inteligencije. AIS je pomogao smanjiti ručni napor i može istu operaciju izvršiti isplativije.
- # 2 - Učinkovitost u vremenu - AIS je pomogao poslovnim organizacijama u smanjenju vremena uključenog u evidentiranje, klasificiranje i izvještavanje o bilo kojim financijskim informacijama. Veliki kvantitet ručnog rada AIS može izvršiti s puno manje truda i vremena.
- # 3 - Jednostavan pristup (prenosivost) - Podaci pohranjeni u AIS-u mogu se dohvatiti putem informacijskog sustava povezanog s internetom bilo gdje i bilo kada. Tamo gdje se ručno pripremljene knjige računa ne mogu lako nositi, to mogu biti AIS podaci.
- # 4 - Točnost - Uključivanjem AIS-a povećava se pouzdanost podataka. Kao što smo ranije raspravili u ovom članku, AIS slijedi unaprijed definirani skup uputa. Stoga su šanse za informacije sklone pogreškama manje, pa stoga AIS ima dodatnu prednost točnih podataka.
Mane
- # 1 - Početni trošak obroka i osposobljavanja - Iako smo raspravljali da je AIS isplativ, isti možda neće biti točan u slučaju malih poduzeća. Troškovi početnog postavljanja mogu biti visoki i možda neće stvoriti vrijednost za organizaciju.
- # 2 - Ručna intervencija - Iako smo razgovarali da AIS smanjuje ručnu intervenciju, ista se ne može eliminirati. AIS treba ručnu intervenciju u određenom trenutku, što može donijeti neučinkovitost sustava.
- # 3 - Pogreška se ne može potpuno ukloniti - Raspravljali smo, AIS smanjuje šanse za pogrešku, ali postoje šanse za pogrešno kodiranje u softveru, što može dovesti do rezultata sklonih pogreškama. Također, ovdje je još uvijek prisutna ručna intervencija, koja također može generirati pogrešku.
- # 4 - Povjerljivost - Iako smo razgovarali o prenosivosti AIS podataka, isto može biti i pogubno za organizaciju Ako se takvi podaci hakiraju, odnosno ukradu. Uljez može izmijeniti podatke ili otkriti osjetljive financijske podatke.
- # 5 - Virus Attack - Bilo koji podaci pohranjeni na IS-u mogu biti zaraženi virusom koji može dovesti do poremećaja i promjene financijskih podataka pohranjenih na AIS-u.
Ograničenja
- Trošak: Već smo razgovarali o cijeni AIS-a kao nedostatku.
- Obuka: Potrebno je osposobiti korisnike za hranjenje, dohvaćanje ili korištenje AIS-a na željeni način. Ako se dotična osoba ne obuči dobro, to može dovesti do netočne pripreme i prezentacije podataka. Također, česti su transferi, unapređenja, ostavke, odlazak u mirovinu u velikoj organizaciji. U svim tim slučajevima postoji redovita potreba za obukom za zamjene.
- Zastarjelost : U eri digitalizacije tehnologija se mijenja brzim tempom. Potrebno je vrlo malo trenutaka da tehnologija zastari. To generira potrebe da organizacija što prije usvoji promjene. Inače, to može dovesti do podataka sklonih pogreškama.
Promjena u računovodstvenom informacijskom sustavu (AIS)
U eri brzo mijenjajućih tehnologija i prilagođavanja tehnološkog napretka u AIS-u se događaju značajne promjene. Najnovije promjene uključuju računalstvo u oblaku, računovodstvo u oblaku, računovodstvo u stvarnom vremenu ili mobilno računovodstvo.
To je računovodstvo učinilo mnogo lakšim i prikladnijim u usporedbi sa starim načinima računovodstva. Napredak je dosegnuo razinu koja ne samo da bilježi, klasificira, analizira i izvještava o brojkama, već i predviđa buduće trendove, koji mogu pomoći u suočavanju sa stvarnom situacijom s velikom spremnošću.
Zaključak
Računovodstveni informacijski sustav (AIS) može se opisati kao blagodat za svaku organizaciju jer smo proučavali i prednosti i nedostatke, ograničenja AIS-a. Međutim, u cjelini je vrlo korisno za organizaciju preći s ručnog računovodstva na računovodstvo temeljeno na AIS-u. Za prevladavanje različitih nedostataka, ograničenja AIS-a, postoji softver koji osigurava AIS organizacije od virusa, hakera i drugih napada.
Umjetna inteligencija, proširena verzija Računovodstvenog informacijskog sustava (AIS) već je počela smanjivati ručne intervencije i uskoro će rasti vratolomnom brzinom.
