Grupiraj podatke u Excelu
Što više podataka imate, to će veću zbrku stvoriti u konačnom sažetku. Na primjer, ako prikazujete mjesečna izvješća o prodaji iz različitih kategorija i ako je kategorija previše, tada ne možemo vidjeti puni prikaz sažetka u jednom okviru prozora. Kada sažetak premaši više od jednog okvira prozora, tada se moramo pomaknuti prema dolje ili pomaknuti da bismo vidjeli brojeve za drugi mjesec, pa je u takvim slučajevima dobro grupirati podatke. U ovom ćemo vam članku pokazati načine grupiranja podataka u Excelu.
Previše stavki podkategorija može biti neodoljivo za vidjeti i vrlo složeno za čitanje; to povećava šanse za pogrešno čitanje. Dobra stvar je što je excel fleksibilan, a podatke možemo organizirati u grupu kako bismo stvorili precizan sažetak dodavanjem znakova PLUS ili MINUS.
Kako grupirati podatke u Excelu?
Primjer # 1
Ispod je sažetak mjesečnog sažetka prodaje za različite kategorije poslovanja.
Kao što vidite gore, mogli smo vidjeti samo dva mjeseca sažetka u prikazu jedne stranice. Da bismo vidjeli sažetak ostalih mjeseci, moramo pomaknuti desno od lista da bismo vidjeli ostale preostale mjesece da bismo vidjeli sažetak, ali grupiranjem podataka možemo vidjeti u prikazu jedne stranice poput donjeg.
Ok, dopustite mi da vam pokažem kako grupirati raspad podkategorija prvog mjeseca.
- Korak 1: Odaberite stupce koje moramo grupirati; u ovom primjeru trebamo grupirati stupce podjele podkategorija i vidjeti jedini mjesečni zbroj, pa moramo odabrati samo stupce podkategorija.
- Korak 2: Nakon odabira stupaca za grupu, idite na karticu Podaci; u okviru obrisne kategorije kartice Podaci imamo opciju „Grupiraj“.
- Korak 3: Kliknite padajući popis u Excelu iz "Grupa" i ponovo odaberite "Grupa".
Čim odaberete opciju "Grupiraj", možemo vidjeti da su odabrani stupci grupirani zajedno.
Kliknite ikonu "Minus" da biste vidjeli ukupno samo mjesec "Jan".
- Korak 4: Slično tome, odaberite stupce "Veljača" za drugi mjesec i grupirajte podatke.
- Korak 5: Ovdje je jedan savjet da ne trebate svaki put kliknuti opciju „Grupiraj” na kartici DATA; radije, kad završi grupiranje prvog mjeseca, odaberite stupac drugog mjeseca i pritisnite tipku F4 da ponovite prethodni zadatak još jednom.
Kao i ovo ponavljanje, koraci za svaki mjesec za grupiranje podataka.
Dakle, kad god želimo vidjeti određenu mjesečnu podkategoriju, samo moramo kliknuti simbol ikone PLUS da proširimo prikaz grupiranih stupaca.
Na primjer, ako želim vidjeti vrijednosti raščlanjivanja podkategorija mjeseca "ožujak", tada moramo kliknuti simbol ikone "PLUS".
Da biste grupirali stupce, kliknite znak minus.
Primjer # 2 - Tipka prečaca za grupiranje podataka
Prečac je način povećanja produktivnosti u Excelu, pa grupiranje podataka u tipku prečaca.
Tipka prečaca za odabrane podatke grupe je ALT + SHIFT + strelica udesno.
- Korak 1: Prvo odaberite stupce koji će se grupirati.
- Korak 2: Sada pritisnite tipku prečaca ALT + SHIFT + strelica udesno.
Primjer # 3 - Brzo pregledajte sažete (proširene) i grupirane podatke
Kao što smo učinili gore, podatke možemo grupirati za prikaz sažetka jedne stranice ili sažetka okvira jednog prozora u Excelu. Kada podatke grupiramo u gornjem lijevom kutu radnog lista, možemo vidjeti gumbe za razinu.
Ako kliknete na gumb prve razine, tj. "1", vidjet ćemo podatke "Grupirano"; kada kliknemo na gumb razine "2", možemo vidjeti proširene podatke.
Stvari koje treba zapamtiti
- Grupiranje je način prikazivanja samo glavnih podataka.
- Dok grupiramo excel podatke, moramo odabrati sve stupce podataka koje trebamo grupirati i izostaviti stupac koji treba vidjeti.
- Tipka prečaca za grupiranje odabranih stupaca podataka je ALT + SHIFT + strelica udesno.
