Što je upravljanje iznimkom?
Iznimno upravljanje je strategija poslovnog upravljanja koja kaže da bi menadžeri i supervizori trebali ispitati, istražiti i razviti rješenja samo za ona pitanja kod kojih postoji odstupanje od postavljenih standarda, normi, poslovne prakse ili bilo kojih drugih financijskih ciljeva poput odstupanja dobiti, pitanja kvalitete, infrastrukturna pitanja, itd. umjesto ispitivanja i bavljenja svakom rutinskom poslovnom aktivnošću.
Obrazloženje
Iznimno upravljanje je sustav uočavanja i izvještavanja situacije menadžmentu samo u slučaju kada postoji stvarni zahtjev osoblja na razini menadžera. Osnovna je svrha iskoristiti vrijeme upravljanja na najučinkovitiji i najbolji mogući način uključivanjem njih samo kada postoji važno odstupanje od rutine ili normalnih poslovnih rezultata.
Kao rezultat toga, imat će više vremena za razmatranje važne stvari koja uključuje velike razlike i mogu dati sve od sebe u preciznom ugađanju problema, dok će ostalim manjim stvarima osoblje niže razine moći izravno rješavati. Pomaže upravi da otkrije i ukloni prepreke koje trebaju donošenje odluka i poduzme najbolje prikladne radnje. U ovom sustavu menadžment dobiva sažeto, nepromijenjeno usporedno cjelovito detaljno izvješće koje pokriva sve glavne aspekte problema.
Kako radi?
Upravljanje izuzecima radi u sljedećim fazama-
# 1 - Faza mjerenja
Pod ovim prvim korakom upravljanja izvanredno, akumuliraju se i vrednuju podaci o poslovnom poslovanju, što uključuje mjerenje učinka svih dostupnih ulaznih podataka, počevši od napora koji se koriste za postizanje ciljeva poslovanja, njegove optimizacije, novčanog toka, kako se financijski resursi koriste koristi se za pružanje usluga ili proizvodnju robe radi zarade, upotrebe i rasipanja sirovina i njihove ekonomije kupnjom, preradom i skladištenjem do isporuke gotovih proizvoda.
Sve ove informacije uključuju gotovo sve čimbenike koji se koriste za mjerljivo mjerenje, poput primjene vremenskih standarda, podataka o zalihama, podataka bilance, rezultata pregleda gotovih proizvoda, zaliha dostupnih za prodaju, podataka o korištenju strojeva, obrtne imovine itd.
# 2 - Faza projekcije
Ova faza ispituje mjerenja koja su korisna za postizanje poslovnih ciljeva. Na temelju povijesnih podataka, projekcije se pripremaju primjenom statističkih znanja poput značajnosti, vjerojatnosti, pouzdanosti, standardne devijacije, veličine uzorka, korelacije. Nakon toga razvijaju se planovi prema predviđanjima. U trenutnom se scenariju cjelovita strategija predviđanja detaljno provjerava iz svih mogućih ishoda poput postupaka i postojećih politika, sposobnosti i adekvatnosti opreme i osoblja, organizacijske strukture itd. Ako je potrebno, planovi se mogu mijenjati.
# 3 - Faza odabira
U ovoj fazi, nakon temeljitog pregleda svih planova, odabire se i provodi najbolji. U skladu s tim usvaja se sustav za koji uprava smatra da je najbolji za postizanje poslovnih ciljeva.
# 4 - Faza promatranja
U ovoj se fazi povremeno prate odabrani proces i strategija te napredak i izvedba. Sustav mora posjedovati kvalitete poput automatskog, pouzdanog i mora biti primjeren. Adekvatnost ovdje znači da podaci moraju biti precizni, ni preveliki ni premali, moraju biti do oznake koja sadrži sve potrebne relevantne informacije.
# 5 - Faza usporedbe
U ovoj se fazi procjenjuje napredak rada i uspoređuje s unaprijed dizajniranom mapom puta kako bi se utvrdila odstupanja, ako postoje. Ovisno o prirodi odstupanja, ono se kategorizira kao glavno, manje odstupanje ili bilo koja druga vrsta odstupanja.
# 6 - Faza akcije
Na temelju odstupanja utvrđenog u fazi usporedbe, razvijaju se daljnje točke djelovanja. Strategije se provode s ciljem dovođenja kapaciteta i performansi na željenu razinu ili uvođenja bilo kakvih promjena u prognozu kako bi se osigurala optimalna izvedba.
Primjeri upravljanja izuzecima
Financijski primjer: Glavni financijski kontrolor (CFC) tvrtke Henry Inc. intenzivno je angažiran na raznim radovima, sastancima i drugim angažmanima. Kako bi smanjio teret svog rada, menadžment je jednom nakon temeljite analize razvio sljedeće definirane granice nakon kojih se materija mora prijaviti CFC-u i potrebno je prethodno odobrenje:
ABP prodaja i troškovi iznosili su 8,00 000 i 6,00 000 američkih dolara, dok su stvarni prihodi od prodaje iznosili 6,00 000 i 3,00 000 američkih dolara. Utvrdite treba li stvar prijaviti CFC-u?
Riješenje:
- Prihod: Stvarni prihod je 6,00 000 USD, što je više od 50% ABP-a (8,00 000 x 50%, tj. 4,00 000 USD) Također više od 5,00 000 USD. Stoga se ova materija neće prijaviti CFC-u jer nisu ispunjeni uvjeti.
- Troškovi: Stvarni troškovi iznose 3,00 000 USD, što je više od 40% ABP-a (6,00 000 x 40%, tj. 2,40 000), a također su premašili ograničenje od 2,50 000 USD, ovdje stvar postaje presudna i treba je prijaviti CFC-u za daljnju analizu i donošenje odluka o korekciji i usklađivanju s postavljenim standardima.
Upravljanje iznimkom nasuprot pasivnom upravljanju iznimkom
Izuzetno je aktivno upravljanje tamo gdje je rukovodstvo aktivno unaprijed kako bi se riješilo situacija, pomažući u problemima i u stvarnom vremenu sudjeluje u svim aktivnostima i pazi na to što njegovo osoblje čini kako bi prevladalo pogreške prije nego što se pojave.
Drugi je pasivno upravljanje po iznimci, gdje se upravljanje prekida samo kada se ne postignu željeni ciljevi i treba izvršiti promjenu u planiranju i potrebne su korektivne radnje. Ova metoda obično stupa na snagu samo u slučaju da se dogodi neobičan događaj. Svaka metoda ima svoju važnost i na temelju poslovnih zahtjeva može se odabrati bilo koja od njih.
Pasivan pristup koristan je za tvrtke koje imaju opušteno okruženje i osoblje koje razumije njihove uloge i odgovornosti. To može pomoći u poticanju morala i neovisnosti osoblja. Iako se aktivniji pristup mogu koristiti manje pažljivi, novi koji dolaze s nižim osobljem, strožom organizacijom jer im je potrebno korak po korak usmjeravanje kako bi dovršili svoj posao.
Prednosti
- Pomaže u najboljem mogućem iskorištavanju vremena jer se od menadžera traži da probleme rješavaju samo na ključnim razinama.
- Kako su menadžeri slobodni od rutinskog rada, svoju punu energiju mogu koncentriranim naporima primijeniti na kritične probleme.
- Zbog ograničenog radnog opterećenja, menadžeri mogu proći detaljnu analizu posla koji treba obaviti.
- Upravljačke aktivnosti i kontrolu povećavaju se menadžmentom iznimkom.
- Pomaže u lakom pristupu prošlim trendovima i starim radovima.
- Predviđa mogućnosti upravljanja i probleme koji bi se mogli pojaviti u budućnosti.
- U ovaj su proces uključeni i kvalitativni i kvantitativni napori.
- Smanjuje iznos financijskih i operativnih rezultata koje mora gledati uprava.
- Pomaže nižem i podređenom osoblju u provedbi vlastitih ideja za postizanje željenog cilja.
Mane
- Temelji se na prošlim rezultatima s kojima se uspoređuju trenutni podaci. Sukladno tome, ako prošli podaci nisu ispravni, mogu postojati problemi u trenutnom donošenju odluka.
- Potrebna je detaljna studija, promatranje i sustav izvještavanja, pa je potreban financijski analitičar koji izrađuje sažetke i izvještaje te ih prezentira upravi, a time i dodatnu radnu snagu.
- Sustav neće upozoravati dok se problem ne pojavi, tj. Djeluje kao korektivni umjesto preventivni.
- Ne može mjeriti ljudsko ponašanje. Stoga je ponekad teško provesti.
Zaključak
Iznimno upravljanje je strategija upravljanja koja zahtijeva da uprava osigura svoj angažman samo u slučaju kada postoje evidentirana odstupanja od postavljenog standarda, normi i mjerila. Također neizravno pomaže jačanju morala zaposlenika jer oni postaju dijelom odlučivanja i rješavanja problema s kojima bi se inače bavilo osoblje na razini menadžera, što posredno daje osjećaj autoriteta i odgovornosti zaposlenicima.
