Što je Imprest sustav?
Imprest sustav je vrsta sustava financijskog računovodstva koji je dizajniran za praćenje i dokumentiranje načina na koji je gotovina korištena. Najčešći primjer uključuje sustav sitnog novca koji obračunava svaku transakciju sitnog novca kako bi se održala ravnoteža u fondu koja je jednaka ukupnom primanju sitnog novca i dodatnom gotovini koja je ostala u fondu.
Primjeri
Ltd nastoji stvoriti pričuvu za održavanje svih svojih transakcija s sitnim novcem. Kao administrativni odjel A ltd, vodite isto formalnim postupcima uz pomoć kojih može stvoriti fond sitnog novca. Imprest sustav sitnog novca jedna je od najčešćih vrsta sustava avansa koja se koristi za evidentiranje sitnih transakcija u vrijeme kada je korisnicima nezgodno ili nepraktično rezati čekove.
Računi sitnog novca obično održavaju unaprijed utvrđeni iznos gotovine koji se može koristiti u razne svrhe, poput nadoknade troškova zaposlenika, plaćanja sitnih troškova itd. Ltd može stvoriti fond sitnog novca prepoznavanjem i evidentiranjem svih transakcija s sitnim novcem. pomoć sljedećih koraka-
- Za stvaranje malog novčanog fonda dodjeljuje se unaprijed utvrđeni iznos novca. Ovaj se račun posebno evidentira u glavnoj knjizi organizacije.
- U sljedećem koraku, tvrtka mora identificirati sve svoje nominalne troškove koji se plaćaju gotovinom i u skladu s tim sve u sustavu dokumentirati potvrdama.
- Da bi se održala unaprijed utvrđena postavljena ravnoteža, tvrtka s vremena na vrijeme mora nadoknaditi svoj sitni novčani fond.
- Tvrtka mora redovito nadzirati novčani fond tako da ne postoji mogućnost bilo kakvih odstupanja između očekivanog novčanog iznosa i stvarnog novčanog iznosa.
- Upravni odjel mora provesti odgovarajući postupak istrage u slučaju da utvrdi bilo kakva odstupanja.
Prednosti Imprest sustava
# 1 - Otkrivanje prijevare
Sustav Imprest eliminira mogućnosti neovlaštene potrošnje jer su sredstva namijenjena unaprijed određenim svrhama. To, zauzvrat, znatno olakšava praćenje troškova i prijavljivanje neslaganja, što u konačnici pomaže u otkrivanju, a prije uklanjanju mogućnosti prijevara.
# 2 - Smanjenje pogrešaka
Blagajna pregledava knjigu sitnih novčanih sredstava u čestim intervalima, a u slučaju pogreške ili pogreške, ista se može lako pronaći i ispraviti.
# 3 - Regulacija sitnih troškova
Sitnim troškovima upravlja se s postavljenim ograničenjima sustava akontacije, što sitnoj blagajni gotovo onemogućava trošenje više od sitnog novca koji je dostupan na računu.
# 4 - Smanjuje opterećenje glavne blagajne
Knjiga blagajne oslobađa i blagajne i glavne blagajne tereta evidentiranja sitnih i nominalnih troškova.
# 5 - Jednostavna i brza metoda
U usporedbi s drugim metodama, ovo je istodobno prebrzo, jednostavno, dostupno i prikladno. Metoda se može brzo koristiti za osiguravanje sredstava za kupnje zaposlenika. To je jedna od najboljih metoda poznatih za nominalne kupnje.
# 6 - Jednostavnost pomirenja
Usklađivanje knjige sitnog novca je također jednostavno i jednostavno.
Mane sustava imprest
# 1 - Zastarjeli sustav
Knjiga sitnih novčanih sredstava uglavnom je zastario i neučinkovit sustav i ne ispunjava potrebe i očekivanja trenutnih zahtjeva tvrtke. Sada postoje bolje alternative poput pretplatničkih kartica koje su dostupne kod tvrtki koje su posebno dizajnirane imajući na umu današnje potrebe i zahtjeve.
# 2 - Nezgodno za veće troškove
Jedan od glavnih nedostataka korištenja sustava Imprest jest taj što uzrokuje velike neugodnosti za veće troškove. Sustav je vrlo kompatibilan i prikladan za manje troškove, dok je suprotan za veće troškove.
# 3 - Računovodstvene pogreške
Budući da ne postoji sekundarni sustav dokumentacije za praćenje nominalnih novčanih izdataka, stoga se šanse za računovodstvene pogreške u sustavu sitnog novca ne mogu poreći.
# 4 - Prekomjerno trošenje
Ne postavljanje ograničenja izdataka za svaku nominalnu transakciju čak može dovesti organizaciju u rizik suočavanja s prevelikim trošenjem na kupnje.
# 5 - Krađa
U nedostatku odgovarajuće kontrole, zaposlenici mogu zloupotrijebiti račun sitnog novca u tvrtki, a postat će teško otkriti tko je uzeo gotovinu.
# 6 - Protuprivredno prisvajanje
U nedostatku adekvatnih kontrola, velike su šanse da ih zaposlenici tvrtke pronevjere jer je sitni novac vrsta likvidne imovine.
Važne točke
- Sredstva sitnog novca obično nadziru skrbnici koji pomažu u vođenju računa i dijele novac zaposlenicima tvrtke. Zauzvrat, potonji dostavlja takve račune koji su u potpunosti povezani s poslovanjem.
- Novčana sredstva u sitnom novčanom iznosu uspostavljaju se s unaprijed utvrđenim iznosom i isti se u skladu s tim evidentiraju u knjizi subjekta.
- Upravni odjel organizacije zadužen je za vođenje knjige blagajne.
- Svi izdaci koji se plaćaju iz blagajničkog fonda moraju biti nužno dokumentirani zajedno s primicima.
- Sustav avansa također se može koristiti za pokrivanje plaća zaposlenika, dividendi, poticaja, bonusa, nagrada i putnih troškova.
Zaključak
- Račun sitnog novca je široko korišteni sustav avansa u kojem se evidentiraju nominalni troškovi. Sustav sitnog novca gotov je jednostavan i user-friendly način koji omogućuje nadoknadu svih troškova. Spomenuti sustav može pomoći organizaciji na brojne načine.
- Organizacije mogu koristiti sustav sitnog novca za smanjenje pogrešaka, uklanjanje prijevara, kontrolu sitnih troškova, smanjenje tereta starijih blagajnika i slično.
- No, korisnici sustava Imprest moraju biti svjesni njegovih višestrukih nedostataka poput šanse za krađu, pronevjeru, prekomjernu potrošnju itd. I u skladu s tim koristiti iste. Organizacije stoga moraju osmisliti niz politika koje diktiraju kako se mora postupati s gotovinom kako bi se izbjegli svi povezani problemi.
