Značenje revizijskog traga
Revizijski trag sustavni je zapis za traženje izvora financijskih podataka i pruža kronološke, dokumentarne dokaze o nizu aktivnosti, pa se stoga koristi za provjeru točnosti podataka i praćenje transakcija.
Odgovara na tri osnovna pitanja -
- Koji je bio događaj?
- Tko je pokrenuo / pokrenuo događaj?
- Datum i vrijeme događaja?
Primjeri revizijskog traga
Ispod su neki od primjera.
Primjer # 1
Što bi bio revizijski trag za transakciju kupnje kartona?
Riješenje -
Sastojat će se od potvrde s pojedinostima o gotovini plaćenoj u zamjenu za karton, datumu transakcije i mjestu odakle se kupuje.
Primjer # 2
Tvrtka želi kupiti laptop za zaposlenike. Što bi sve bilo uključeno u revizijski trag?
Riješenje -
Financijski tim će generirati narudžbenicu za autorizaciju kupnje. Trgovina u kojoj se kupuje prijenosno računa dat će račun s pojedinostima o datumu prodaje, iznosu i opisu kupljenog predmeta. Svi će se ovi dokumenti sastojati od revizijskog traga.
Prednosti
Različiti ga korisnici koriste različito, ovisno o zahtjevima. Ispod su značajne prednosti ove staze:
- Odgovornost: Postavlja odgovornost u smislu postupanja korisnika. Sprječava unošenje neprimjerenih podataka ili neovlašteni pristup informacijama. Nadalje, bilježi se svaka radnja korisnika, što pomaže u traženju odgovarajućih promjena / preinaka u sustavu.
- Rekonstrukcija događaja: Može oživjeti cjelokupne informacije i ući u trag osnovnim detaljima koji se odnose na događaj o tome tko, kada i što. Pomaže u otkrivanju izvornih problema i ispravljanju istih kako bi se spriječile buduće pojave.
- Otkrivanje upada: Pomaže u prepoznavanju neovlaštenog pristupa. Mnogi su ga propisi učinili obveznim za čuvanje povjerljivosti podataka. Proširuje se na zaštitu intelektualnog vlasništva, financijske evidencije, osobnih podataka itd.
- Utvrđivanje problema: Praćenjem u stvarnom vremenu zapisnici revizije identificiraju probleme koji ukazuju na operativne probleme, neobične ili sumnjive aktivnosti ili sistemske pogreške.
- Spriječite prijevaru - Kada se vode odgovarajuće evidencije, lako je otkriti nedosljednost. Također, budući da korisnici znaju da su transakcije evidentirane i sljedive, vjerojatno ne bi pokušali takvu aktivnost.
- Pomaže u revizijama - Za većinu poduzeća revizija je obavezna. Kad se trag pravilno održi za svaku transakciju, revizorima postaje lako utvrditi valjanost. To čini vrijeme revizije i isplativim. Također pomaže revizorima da se oslone na interne kontrole tvrtke i pomaže u odluci o opsegu revizije.
- Utvrđivanje i ispravljanje pogrešaka - Pruža sveobuhvatne i lako dostupne informacije koje se mogu lako ispitati kako bi se otkrile pogreške, ako ih ima. Budući da prati sve, pogreška se može ispraviti odjednom i štedi vrijeme više ljudi koji su pogrešku popravili mnogo puta.
- Poštivanje regulatornih standarda - Da biste se pridržavali regulatornog standarda, presudno je zadržati revizijski trag. Pomaže u razumijevanju suštine transakcija prema potrebi i u zakonske svrhe.
- Dokumenti o zajmu - Zajmodavci zahtijevaju neke dokaze o prihodu i novčanim tokovima prije odobravanja kredita tvrtki. Ovaj trag vodi detaljnu evidenciju transakcija koje mogu pomoći u pružanju potrebnih dokumenata.
Ograničenja
- Izazov u održavanju revizijskog traga, uključujući lokaciju koja se koristi za pristup i pohranu
- Dnevnici podataka mogu biti teški, što dovodi do povećanja troškova skladištenja.
- Ponekad je teško postići ravnotežu između zaštite podataka i operativnih performansi.
- Gubici podataka neprimjerenom uporabom mogu puno koštati uz izravnu štetu na dobiti i ugledu ili pravnom postupku.
Zaključak
- Podaci o tragovima revizije trebaju se čuvati na sigurnom mjestu
- Trebala bi postojati pravodobna i redovita sigurnosna kopija ove staze
- Treba prikupljati samo korisne informacije kako bi se izbjegli veliki troškovi skladištenja
- Dnevnici revizije trebaju se redovito pregledavati
- Korisnici sustava trebali bi biti svjesni revizijskih staza kako bi osigurali dostupnost staza
