Što je knjigovodstvo u Excelu?
Knjigovodstvo u Excelu znači evidentiranje svakodnevnih financijskih transakcija subjekta kao što su kupnja, prodaja, plaćanja, primici i troškovi u excel predlošku. Za snimanje transakcija u excel, prvo je potrebno postaviti / prilagoditi excel prema zahtjevu, a zatim zabilježiti svakodnevnu transakciju u ovaj predložak i spremiti je na svoje računalo.
Knjigovodstvo s jednim unosom u Excelu
U sustavu pojedinačnog unosa zabilježit će se samo jedna strana transakcije, a učinak tih transakcija ići će na samo jedno mjesto. Dok će se u sustavu dvostrukog knjigovodstva svaka transakcija evidentirati terećenjem i kreditom, a to će utjecati na dva računa.
Transakcije u sustavu s jednim unosom evidentirat će se imajući na umu cilj i rezultat transakcija. U knjigovodstvu s jednim unosom, glavni fokus bit će usmjeren na novčane primitke i gotovinske isplate, a ne na bilježenje svakog rashoda i prihoda ili imovine i obveza.
Kako stvoriti knjigovodstvo u Excelu
Korak 1.: Pripremite excel predložak za transakciju snimanja u skladu sa zahtjevom dok pripremate subjekt koji može potražiti pomoć računovodstvenih stručnjaka.
Korak 2.: Pripremite kontni plan za evidentiranje i kategorizaciju transakcija prema prirodi posla. Općenito, kontni plan podijeljen je u tri kategorije koje su:
- Prihod: za evidentiranje novca koji dolazi u posao.
- Trošak: Za evidentiranje novca koji odlazi ili posluje.
- Trošak prodane robe: novac koji se troši na stvaranje gotove robe.
Ispod je uzorak grafikona računa:
Korak 3.: Pripremite bilance uspjeha pomoću kontnog plana kako biste došli do bruto dobiti i neto dobiti tijekom razdoblja. Za mjesečni račun dobiti i gubitka pripremit će se 12 izvještaja o dobitku, a nakon toga sastavit će se jedan godišnji obračun dobiti i gubitka spajanjem svih 12 izvještaja o dobiti. Tijek računa dobiti i gubitka odvijat će se kako slijedi:
Korak # 4: Pripremite jedan excel list na kojem se nalazi sva faktura br. evidentirat će se tako da može biti zapis koji je račun plaćen ili koji računi čekaju na plaćanje.
Korak # 5: Pripremite izvještaje o novčanom tijeku za utvrđivanje novčane pozicije subjekta.
Korak # 6: Nakon pripreme svih gore navedenih excel listova za spremanje datoteke na sigurno mjesto davanjem odgovarajućeg naziva mapi. Ovu datoteku možemo zaštititi i lozinkom.
Primjer knjigovodstva u Excelu
Ispod je knjiga gotovine za razdoblje od 18. do 18. lipnja 18. godine, koja se vodi u proračunskoj tablici Excel, gdje su zabilježeni priljev i odljev gotovine korištenjem jednokratnog knjigovodstva.
Kako je na dan 01.04.2018. Početno stanje gotovine i banke iznosilo 1000 USD nakon dodavanja i oduzimanja prihoda i troškova tijekom tog razdoblja, stići ćemo na završno stanje od 2564 USD.
Prednosti
Slijede neke od prednosti:
- Knjigovodstvo u excel predlošku ne zahtijeva nikakve posebne računovodstvene vještine; stoga je lako održavati evidenciju transakcija.
- Jeftiniji je jer je excel proračunska tablica dostupna na svakom računalu / prijenosnom računalu; stoga nije potrebna kupnja bilo kojeg računovodstvenog softvera.
- Excel ima razne funkcije koje pomažu u jednostavnom bilježenju transakcija poput zbrajanja, množenja, VLOOKUP-a, zaokretne tablice, makronaredbi.
- Excel pomaže u pripremi različitih grafičkih prezentacija poput grafikona, traka, pita ili mnogih drugih.
- Više korisnika u uredu može mu pristupiti dijeljenjem excel lista u samo čitljivom načinu u kojem jedini može mijenjati podatke u excel listu, a drugi mogu samo pregledavati podatke.
Mane
Ispod su nedostaci:
- U Excelu, korisnici knjigovodstva mogu pripremiti podatke prema zahtjevu, a on može biti pristran tijekom pripreme i prezentiranja podataka upravi.
- Potrebno je unijeti ispravnu formulu jer će se u Excelu formula unijeti ručno. Ako postoji neka pogreška u formuli, rezultat će se promijeniti, a to će utjecati na donošenje odluka.
- Excel knjigovodstvo manje je sigurno od održavanja podataka u računovodstvenom softveru, a hakeri ga lako mogu hakirati, a u organizaciji također svatko može pristupiti podacima.
- Nije korisno i dugotrajno kada se u Excel unosi velika količina podataka.
- U Excelu nije moguće automatski uvoziti podatke iz bankarskog softvera ili drugog softvera poput drugog računovodstvenog softvera, što nam omogućuje automatski uvoz podataka iz drugog softvera.
Zaključak
Knjigovodstvo u excel listu korisno je za one organizacije koje su u početnoj fazi poslovanja i ne žele povećati svoje troškove zapošljavanjem kvalificirane radne snage i kupnjom računovodstvenog softvera. Lako je održavati računovodstvene transakcije u excelu u usporedbi sa bilježenjem transakcija u računovodstvenom softveru. Ipak, istodobno je manje siguran i nije koristan za velik broj transakcija, a šanse za pogrešku vrlo su velike.
