Predložak za upravljanje projektima Excel
Upravljanje projektima jedna je od važnih uloga svake organizacije. Ne možete jednostavno ručno pratiti sve aktivnosti u projektu; potreban vam je softver koji će vam pomoći u boljem upravljanju projektom.
MS Excel jedan je od tog softvera koji vam može pomoći u praćenju statusa projekta pomoću jednostavnih predložaka. U ovom članku ekskluzivno vam pokazujemo da koristite excel za pripremu predloga za upravljanje projektima u excelu.
Kako se pomoću programa Excel pripremiti predlošci za upravljanje projektima u programu Excel?
Ispod su primjeri za pripremu predloga za upravljanje projektima u Excelu.
Primjer # 1 - Predložak za upravljanje projektima u Excel-u pomoću Gantt-ove sheme
Gantt Chart jedna je od onih ljestvica u Excelu, koja je vrlo korisna u pregledu zadataka projekta, trenutnog stanja u odnosu na postavljene standarde.
Kad projekt započne i izvodi se nakon tjedan dana, jer voditelj projekta želi znati status projekta, je li u skladu ili nije. Od početka projekta do kraja projekta u svakoj fazi možete pratiti faze projekta.
Pretpostavimo da ste tvrtka za organizaciju događaja i da ste poduzeli vrlo važan projekt koji je za vas vrlo unosan. Ali jedino što trebate izvršavati zadatke na temelju dnevnog reda koji su dali organizatori. U nastavku razmotrite dnevni red koji su dali organizatori.
Sada izradimo Excel Gantt Chart za praćenje svih aktivnosti.
Korak 1: Odaberite Samo vrijeme početka i umetnite trakasti grafikon stupca. Idite na karticu INSERT i umetnite naslagan trakasti grafikon.
Korak 2: Sad, vaš grafikon mora izgledati ovako.
Korak 3: Sada desnom tipkom miša kliknite grafikon i odaberite Select Data.
Korak 4: Sada u donjem prozoru odaberite Dodaj.
Korak 5: U donjem prozoru u nazivu serije odaberite Minutes, a za vrijednost serije odaberite podatke iz C2: C14. Kliknite U redu.
Korak 6: U donjem prozoru odaberite opciju EDIT na desnoj strani za naše oznake vodoravne osi.
Korak 7: Sada odaberite vodoravne vrijednosti kao naše zadatke. Kliknite U redu.
Korak 8: Vaš grafikon sada bi trebao izgledati ovako.
Korak 9: Moramo napraviti neko oblikovanje kako bi izgledalo bolje. Odaberite vrijednosti niza horizonta, tj. Vremensku vrijednost. Desnom tipkom miša kliknite i odaberite format Axis.
U Osi se formatiranje primjenjuje ispod vrijednosti.
Korak 10: Sada će format vremena izgledati ovako na grafikonu.
Korak 11: Odaberite trake plave boje, kliknite desnom tipkom miša i odaberite, formatirajte seriju podataka.
Korak 12: Idite na FILL i odaberite NO FILL.
Korak 13: Sada pločice u boji kave i kliknite na format podataka niza i idite na FILL i odaberite različite boje prema vašoj želji.
Vaš je grafikon spreman za preuzimanje zadatka i sada možete bolje upravljati projektom.
Primjer # 2 - Primjer praćenja ciklusa prodaje
Sad ćemo vidjeti kako stvoriti program za praćenje ciklusa prodaje s excelom. Razmotrite podatke u nastavku za ovaj primjer. Podaci uključuju datum početka prodaje, datum završetka, cilj, broj, završenih dana, trenutna postignuća i odstupanja i mnoge druge stvari.
Korak 1: Prvo spomenite Ciljna i trenutna prodaja. Dođite do vrijednosti varijance, tj. Target vs Current.
Korak 2: Sada stignite% završetka projekta.
Korak 3: Sada spomenite Datum početka prodaje i Datum završetka.
Korak 4: Nakon što stigne, neto radni dani između datuma početka i datuma završetka.
Korak 5: Sada dođite do cilja dnevno dijeljenjem cilja s brojem dostupnih dana.
6. korak: Dođite do trenutnog datuma primjenom formule DANAS u programu Excel.
Korak 7: Sada izračunajte broj dana završenog od datuma početka do trenutnog datuma.
Korak 8: Dođite prema dnevnom cilju koliki bi trebao biti trenutni prihod.
Korak 9: Sada izračunajte prosjek po danu postignutog do sada.
Korak 10: Izračunajte nastavlja li se prosječni trend prodaje u ostatku projekta, koliki bi bio krajnji prihod.
11. korak: Dođite do postignutog postotka ako se nastavi isti trend.
Sada smo dovršili naš obračunski dio. Koristeći ovo, napravimo neke vizualne Excel tablice koje nam mogu pomoći u praćenju projekta samo gledanjem grafikona.
Korak 1: Stvorimo prvo jednostavnu tablicu stupaca. Odaberite ćeliju B6 i stvorite grafikon stupaca.
Korak 2: Desnom tipkom miša kliknite grafikon i odaberite Select Data.
Korak 3: Sada kliknite DODAJ.
Korak 4: U donjem prozoru nemojte ništa odabrati, samo pritisnite U redu.
Korak 5: Sad imamo ovakav grafikon.
Korak 6: Sada odaberite traku i kliknite Format Data Series. S desne strane vidjet ćete dijaloški okvir Format Data Series.
Korak 7: Neka se serija preklapa na 100%.
Korak 8: Sad se oba stupca preklapaju, a grafikon izgleda ovako.
Korak 9: Sada promijenite boju crvene trake u NO FILL.
Korak 10: Izgledam ovako.
11. korak: Nacrtajte okrugli oblik odmah ispod grafikona i prilagodite ga.
Korak 12: Dodajte naslov grafikona.
Imamo jedan grafikon spreman. Slično tome, stvorite i drugi grafikon za Achieved% pri istom trendu.
Imamo dvije ljestvice koje sada izgledaju ovako.
Samo trebate ažurirati svoje dnevne brojeve prodaje u ćeliji B3. Sve će se automatski promijeniti za vas.
Ako promatramo predložak sada kao 14. -og veljače 2019 ukupno 33 dana su završeni, a trenutno je trebao biti 1,51 lak dolara, ali stvarna prihod je 1,1 lak, odnosno 22% od ukupnog prihoda.
Dnevno je ciljanje u početku iznosilo 4587 USD (stanica B11) dnevno, ali od danas je postignuće 2894,74 USD dnevno (stanica B16).
Ako se isti trend od 2894,74 po danu nastavi tijekom ostatka razdoblja projekta, donijet će vam 2,53 lakh USD, što je 50,67% ciljanog prihoda na početku.
Korištenjem ovog predloška za upravljanje projektom možete pratiti svoj dnevni prodajni cilj u odnosu na stvarni prihod.
Stvari koje treba zapamtiti o predlošku za upravljanje projektima u programu Excel
- Grafikoni će se automatski naplatiti ako promijenite stupce za ručni unos.
- Možete stvoriti Ganttovu tablicu za aktivnosti u kojima se zadaci slijede jedan za drugim.
- U slučaju različitih predložaka upravljanja projektom, morate identificirati zadatke i liniju aktivnosti uključenih u projekt.
Ovaj predložak za upravljanje projektima Excel možete preuzeti ovdje - Predložak za upravljanje projektima Excel.
