Puni obrazac narudžbenice - Narudžbenica
Puni oblik kratice PO je Narudžbenica. To je dokument koji je odjel za nabavu kupca pripremio i poslao prodavaču, spominjući opis, količinu i cijenu dogovorene za robu ili usluge koje se namjeravaju nabaviti. Koriste ga timovi za nabavu ili nabavu za naručivanje s vanjskim stranama.
Značajke PO
Sljedeći detalji obično sadrže narudžbenicu.
- Količina namijenjena za nabavku
- Opis proizvoda ili usluge
- Posebna imena robnih marki ili šifre proizvoda, ako je potrebno
- Po jediničnoj cijeni
- Željeni rok isporuke
- Mjesto otpreme za dostavu
- Adresa za naplatu
- Uvjeti plaćanja i isporuke
Vrste PO
Postoje četiri vrste narudžbenica koje se obično koriste.
# 1 - Standardna narudžbenica
Izrađuje se kada su svi glavni uvjeti kupnje poznati u trenutku izrade narudžbenice, poput količine, cijene, rokova isporuke i uvjeta plaćanja. Kao takvi, koriste se kada postoji sigurnost u pogledu poretka i srodnih pojmova.
# 2 - Planirana narudžbenica
Izdaje se kada je većina detalja u vezi s narudžbom poznata u vrijeme pripreme narudžbenice, ali nisu poznati precizni uvjeti i rasporedi isporuke. Dakle, kada netko preuzme ovu narudžbenicu, obvezuje se na plaćanje potrebne količine i cijene, ali spominje se samo procijenjeni raspored isporuke.
# 3 - Omogućena narudžbenica
Takva narudžba se izrađuje kada detalji o cijeni i količini također nisu poznati. Spomenuti su samo detalji predmeta s uvjetima isporuke. Međutim, maksimalna količina bit će navedena u poruci narudžbe, a kupac može kupiti unutar navedenog ograničenja. Također se može spomenuti procijenjeni raspon cijena.
# 4 - narudžbenica
U takvoj narudžbenici proizvod ili usluga također nisu poznati. Mogu se spomenuti uvjeti i odredbe koji se trebaju dogovoriti s prodavateljem.
Kako djeluje PO?
Kad god tvrtka ima zahtjev za nabavom bilo koje robe ili usluga, kupac prodavatelju preda narudžbenicu. Na primitku narudžbe, prodavač daje potvrdu kupcu može li navedenu narudžbu dovršiti ili ne. U slučaju da prodavatelj vjeruje da narudžbu nije moguće dovršiti, ista će se priopćiti i narudžbenica će se otkazati. Ako se želi izvršiti narudžbu, tada će se za nju dogovoriti. Po završetku narudžbe, prodavatelj podiže račun kupcu u kojem se spominje odgovarajući broj narudžbenice kako bi se isti podudarao sa stvarnom isporukom. Nakon podizanja stvarne fakture, plaćanje treba izvršiti prema dogovorenim uvjetima plaćanja.
Primjer formata PO
Primjer formata narudžbenice nalazi se u nastavku.
Razlika između narudžbenice i fakture
Narudžbenica se izdaje za naručivanje robe ili usluga. Isti kupac izdaje prodavaču. Sadrži detalje u vezi s narudžbom i njezinom dostavom. PO predstavlja ugovor o prodaji.
Račun izdaje prodavatelj kupcu nakon dovršetka isporuke tražeći od kupca plaćanje konačnog iznosa. Račun se sastoji od cijene i konačnog iznosa koji se plaća, uvjeta plaćanja i kreditnog razdoblja dopuštenog kupcu. Račun se izdaje nakon završetka isporuke robe ili usluga. Za razliku od PO-a, račun potvrđuje ugovor o prodaji.
Važnost PO
Narudžbenica je vrlo koristan dokument koji se koristi za naručivanje. Pomaže u jasnom priopćavanju zahtjeva prodavaču. Kada se izvrši stvarna isporuka, ista se može unakrsno provjeriti s narudžbenicom kako bi se pronašla bilo kakva odstupanja između njih. I prodavaču i kupcu prikladno je čuvati detalje narudžbe dokumentirane putem narudžbenice.
Prednosti
- PO pomaže kupcu da izvrši narudžbu robe i usluga koje namjerava nabaviti bez plaćanja.
- Pomaže u praćenju narudžbi i izbjegava dvostrukost narudžbi.
- To je važan dokument koji čini dio revizijskog traga.
- Za prodavatelja je korisno dobiti informacije o zahtjevima kupca.
- Stvarna isporuka može se ispitati narudžbenicom, a svako odstupanje može se ispitati.
- PO služi kao pravni dokument koji dokazuje ugovorene uvjete za kupnju robe ili usluga.
Mane
- Čak i za manje narudžbe potrebno je izvršiti narudžbenicu i čini se da je nepotrebna papirologija za takve male narudžbe.
- Generiranje narudžbenica dugotrajan je postupak.
Zaključak
Narudžbenice gotovo svako poduzeće koristi kao dio procesa nabave. Isto je korisno imati jasnu komunikaciju s obzirom na postavljeni redoslijed.
