Što su originalne knjige?
Knjige izvornih knjiga, koje se nazivaju i prve knjige, su mjesta na kojima se bilježe i čuvaju cjelokupni unosi sa svim pratećim dokumentima i detaljima transakcija, što osigurava postojanje i točnost financijske transakcije objavljene prije nego što se ista izvrši. prekodirano ili preneseno u pojedinačne knjige.
Obrazloženje
Izvorni zapisi znače početni unos transakcije u dnevnik koji se vodi zajedno s pratećim dokumentima i detaljima u vezi s transakcijom. Vodi evidenciju o svim vrstama transakcija kao što su bonovi za troškove, računi, gotovinske transakcije, bankovne transakcije itd. Kada su svi detalji transakcija zabilježeni u knjigama izvornog knjiženja, tada bi se ista transakcija mogla dalje knjižiti u pojedinačne knjige koji reguliraju vrstu transakcija.
Primjer izvornih knjiga
Kao različite vrste, za iste može biti više primjera. Neki od primjera mogu biti:
- Novčani dnevnici: Knjige izvornog unosa u koje se evidentiraju i vode sve vrste plaćanja i primanja izvršena putem gotovine. Za razdoblje unosa zapisa, svaka transakcija koja uključuje kretanje ili iznošenje gotovine iz organizacije knjiži se u novčane dnevnike sa svim pratećim dokazima ili dokazima.
- Bankovni dnevnici: Jednako kao i novčani, i bankarski se časopisi vode u tom razdoblju, koji sadrži sve transakcije koje uključuju kretanje iznosa s bankovnih računa organizacije.
- Časopisi prodaje: Časopisi prodaje su knjige u kojima su izvorni unosi svake transakcije izravno povezani s prihodom od prodaje organizacije.
- Časopisi o kupnji: Časopisi o kupnji su knjige u kojima se nalaze izvorni unosi za transakciju koji se odnose na kupnje.
Vrste originalnih knjiga
Općenito je dvije vrste, prikazane na sljedeći način:
# 1 - Posebni časopisi
Posebni časopisi su posebne knjige izvornog unosa u kojima se pripremaju zasebni časopisi za različite prirode transakcija. Nakon što su sve transakcije knjižene u zasebne knjige, tada se te transakcije ili recimo saldi prenose u njihove pojedinačne i odvojene knjige. Primjeri takvih časopisa su -
- Dnevnik prodaje: Koristi se za bilježenje transakcija za prodajne račune kada je roba prodana na kredit.
- Dnevnik nabave: Koristi se za bilježenje transakcija kupovine za organizaciju kada je roba kupljena od dobavljača na kreditnoj osnovi.
- Dnevnik ili blagajna: koristi se za evidentiranje plaćanja ili primanja u gotovini.
- Dnevnik povrata prodaje i povrata kupnje: Koristi se za bilježenje podataka povrata prodaje i kupnje koja se vraća. Itd.
# 2 - Opći časopis
Opći časopisi su časopisi koji se koriste za bilježenje transakcija koje nisu zabilježene u nekom posebnom dnevniku ili lakšim uvjetima; moglo bi se reći kao knjige upisa za transakcije koje nisu kvalificirane za bilo kakve posebne ili posebne knjige upisa.
Komponente
Kako knjige izvornog unosa pohranjuju transakcije, kao i detalje o transakcijama, neke određene komponente obvezne su spomenuti za knjiženje transakcije u knjigama. Te su komponente sljedeće:
- Datum transakcije: Prije bilježenja transakcije u dnevnik obvezno je spomenuti datum kada se ista transakcija događa ili se evidentira u knjigama računa. U slučaju da se dnevnik vodi s datumom, preporučuje se da se transakcija unese u značajku pravog datuma.
- Pojedinosti relevantne strane i transakcije: U slučaju da se transakcije evidentiraju u posebnom dnevniku, u transakciji se mora navesti strana kod koje je kreditna transakcija plasirana, odnosno dobavljač u slučaju transakcije kupnje, ali u slučaju da je transakcija rezervirana opći dnevnik transakcije trebao bi spominjati pojedinosti relevantnih strana.
- Pripovijedanje: Pripovijedanje o transakciji pruža pojedinosti o transakciji, kao i objašnjava razlog transakcije ili je priroda transakcije kratki oblik.
- Navedite referencu na izvorni dokument: Treba pružiti referencu na izvorni dokument na temelju kojeg je transakcija rezervirana, tj. Broj računa u slučaju kupnje itd.
- Monetarni detalji: Unos bi trebao spominjati novčani iznos koji je uključen u transakciju.
- Navedite račun glavne knjige: Treba spomenuti odgovarajući račun glavne knjige na kojem bi se ista transakcija knjižila nakon uspješnog cjelovitog evidentiranja u izvorne knjige.
Prednosti
- Uz vođenje evidencije u izvornim knjigama, dnevne transakcije se evidentiraju u knjigama i to smanjuje šanse za propuštanje bilo koje transakcije.
- Budući da knjige sadrže sve detalje transakcije, kao i sažetak transakcije u naracijama, bilo koja pogreška u transakciji mogla bi se lako prepoznati tijekom poštarine na računu pojedinih knjiga.
- Transakcije se evidentiraju kronološkim redoslijedom, pa ih je relativno lakše kategorizirati i prenijeti u odgovarajuće glavne knjige.
Mane
- Časopisi su glomazni i imaju puno svezaka što vrlo otežava rukovanje podacima.
- Nije lako pronaći određenu transakciju ako osoba ne zna datum transakcije.
- Post-knjiženje svih transakcija u pojedinačnoj knjizi oduzima puno vremena.
Zaključak
Books of Original Entry pomaže organizaciji da dnevno evidentira transakcije sa svim pratećim podacima i detaljima. Pomaže održavati transakcije u redoslijedu predoblika, a raspored istih kronološkim redoslijedom čini korisnim održavanje podataka, a pogreška ili propust transakcije smanjuje se. Uvijek pomaže u praćenju protoka podataka iz financijskih izvještaja u glavne knjige računa.
