Što je računovodstveni sustav?
Računovodstveni sustav sustav je koji tvrtke implementiraju za bilježenje financijskih podataka, uključujući prihode, rashode i druge računovodstvene transakcije i djeluje kao važan alat koji prati i prati uspješnost tvrtke i osigurava nesmetano poslovanje.
Značajke
Ispod su značajke koje bi računovodstveni sustav trebao imati.
# 1 - Pouzdanost
Proizvedene informacije trebale bi biti pouzdane. To je bitno obilježje. Ako podaci uneseni u ovaj sustav nisu autentični, tada ishodi također nisu pouzdani. Stoga neće biti moguće pravilno procijeniti izglede tvrtke ako nije pouzdana.
# 2 - Lako razumljivo
Ne bi trebao uključivati komplicirane formule i trebao bi biti jednostavan za rukovanje. Ako je složen, računovođa koji će s njim postupati može se zbuniti i pogriješiti. Trebalo bi biti jednostavno razumjeti gdje točno transakcija pogađa i kakav će učinak transakcija imati u financijskim izvještajima.
# 3 - Usporedljivost
Financijski izvještaji koje izrađuje jedan računovodstveni sustav trebali bi biti slični onima koje izrađuju drugi računovodstveni sustavi, što bi rezultiralo "usporedbom jabuka s jabukom". Metodologije izračuna trebaju biti u skladu s industrijskim standardima kako bi mase mogle razumjeti financijske izvještaje.
# 4 - Najnoviji softver
Ovaj bi sustav trebao biti sposoban za automatski razvoj sa sve rastućim financijskim svijetom. Dakle, treba koristiti najnoviji softver koji se automatski ažurira. U današnjem svijetu sve se automatizira, pa bi se ovaj sustav trebao tome prilagoditi.
# 5 - Jednostavan za upotrebu
Računovodstveni sustavi trebali bi biti jednostavni za upotrebu; ne bi trebalo biti da zaposlenik treba proći rigoroznu obuku da bi razumio sustav. Jednom kad ga svi lako razumiju, tada samo svi mogu donijeti ideje za nadogradnju. Grafikone i izjave treba lako generirati.
Vrste računovodstvenog sustava
Dvije su vrste -
# 1 - pojedinačni unos
Ovo je neformalni način vođenja evidencije o financijskim transakcijama. Ovdje se ne otvaraju zasebni računi. Bilježe se samo troškovi i prihodi kad i kada se dogode. Stoga nije moguće pripremiti grafikone i druge financijske izvještaje iz sustava jedinstvenog unosa. Single Entries uglavnom održavaju male tvrtke jer nemaju stručnost da slijede najnovije sustave, a vlasti ih nisu prihvatile za porezno izvještavanje.
# 2 - Dvostruki ulaz
Double Entry je točan i koriste ga sve glavne organizacije širom svijeta. Ovdje se transakcije spajaju na zasebne račune, a svaka transakcija ima dvije noge koje utječu na različite račune. Tako je lako pronaći pogreške jer svaka transakcija ima dvije noge, pa se može dogoditi da je druga noga ispravna i da revizor odatle dobije okidač.
Kako radi?
Korak 1: Kad god se dogodi bilo kakva transakcija, poput prodaje, kupnje, troškova ili bilo koje vrste transakcije, tada se ta transakcija bilježi kroz odgovarajuće dnevnike. Dakle, ovo je prvi unos u ovaj sustav.
Korak 2: Kako su svi računovodstveni sustavi sada informatizirani, tako se svaki put kada objavite dnevnik, izvrši odgovarajući unos u ispravnu knjigu računa.
Korak 3: Na kraju razdoblja izračunava stanje svake glavne knjige i prema tome priprema financijske izvještaje poput bilance, novčanih tokova itd.
Primjeri računovodstvenog sustava
Svaka tvrtka ima različite vrste sustava posvećenih svojoj svrsi.
Primjer # 1 - Trgovina na malo
Trgovci se bave kupnjom i prodajom robe. Stoga bi se njihov računovodstveni sustav trebao koncentrirati na razinu zaliha i koliki popust dobivaju ili daju. Dakle, cijeli bi se sustav trebao temeljiti na različitim proizvodima i na tome koliko se plaća ili potraživa. Trebao bi im pomoći s omjerima poput bruto marže dobiti, marže neto dobiti i drugih mjera koje su im potrebne u njihovom poslovanju.
Primjer # 2 - Dobavljač
Najvažniji čimbenik u gradnji je trošak materijala. Stoga bi ovaj sustav trebao biti detaljnije razrađen na različitim vrstama ulaznih sirovina. Sustav bi trebao moći postići različite omjere, što pokazuje kretanje troškova.
Komponente
Postoje četiri komponente računovodstvenog sustava. Komponente su faze koje pomažu transakciji od snimanja do konačne isporuke.
# 1 - Ulazni uređaji
To su alati koji pomažu u bilježenju transakcija u ovom sustavu. Primarni ulazni uređaji su tipkovnice, snimači glasovnih pomoćnika, crtični kodovi, skeneri itd. Dakle, uz pomoć gore spomenutih uređaja u sustav unosimo jednu transakciju.
# 2 - Procesor
Nakon umetanja podataka, sustav preuzima podatke i prema potrebi ih usmjerava na ispravnu knjigu, dnevnik ili druge karte. Ta se aktivnost naziva obrada informacija.
# 3 - Pohrana
Jednom kada su podaci usmjereni na određenu knjigu, ovaj sustav treba tamo pohraniti podatke. Dakle, sustav će za obavljanje ovog zadatka trebati pomoć spremišta.
# 4 - Izlaz
Nakon što se informacije sortiraju i pripreme konačne izjave, tada će ovaj sustav trebati uređaje koji će pomoći u izlazu informacija. Dakle, ovaj se postupak provodi uz pomoć monitora, pisača, projektora ili drugih uređaja.
Prednosti
- Sustavno vođenje evidencije o financijskim transakcijama pomaže u pripremi grafikona i drugih rezultata korisnih za donošenje ekonomskih odluka.
- Pomaže u prepoznavanju računovodstvenih prijevara i propusta.
- Izvedeni financijski izvještaji pomažu u porezne svrhe i drugu svrhu revizije.
Zaključak
Računovodstveni sustav pomaže u sustavnom evidentiranju financijskih transakcija. To je potrebno za pripremu financijskih izvještaja koje vlasti koriste u porezne svrhe, a investitori za donošenje utemeljenih odluka. Omjer i grafikoni lako se izračunavaju uz pomoć odgovarajućeg sustava.
